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Frage prozessübergreifende Dokumente

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21 Mär 2018 19:41 #26913 von pusher
pusher erstellte das Thema prozessübergreifende Dokumente
Hallo!

ich stehe vor folgendem Problem. Aktuell haben wir unsere Arbeitsanweisungen in Abhängigkeit der Prozessbeschreibung codiert.(z.B Prozess = P1 --> .AA-P1-1).
Jetzt bin ich aber gezwungen den Prozess aufzuspalten und die Codierung wäre demnach hinfällig. Dieses Form der Codierung sehe ich aber auch sehr oft in anderen Firmen. Ich habe folgende Frage:
1. Ist es nicht besser die Formblätter, Arbeitsanweisungen neutral zu codieren (z.B. AA.01).
Wie weise ich dann die Verantwortlichkeiten zu?
2. Wie gehe ich jetzt bei Änderungen der Arbeitsanweisung vor, da jetzt 2 Prozesseigner für die Arbeitsanweisung
verantwortlich sind, die im schlimmsten Fall gleich gestellt sind.

Grüße Matthias

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22 Mär 2018 09:04 #26914 von Zimmi
Zimmi antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo Matthias,

wir orientieren uns bei der Nummerierung von Dokumenten an den jeweiligen Kapiteln der IATF bzw. der ISO 9001.
--> bspw. verweist das Dokument mit der Nummer 6123 auf Kapitel 6.1.2.3 der IATF (Notfallplan).

Verantwortlich für Erstellung/Aktualisierung ist der jeweilige Abteilungsleiter/Teamleiter bei uns. Diese Verantwortlichkeiten sind in einem übergeordneten Dokument geregelt - Nummerierung der Dokumente, Überprüfungszyklus, Verantwortung, etc..

Gruß,
Zimmi

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22 Mär 2018 10:48 #26918 von Qm_Zwerg
Qm_Zwerg antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo Matthias,
schön einen Namensvetter zu treffen. Wenn ich dich richtig verstehe sind die Prozessverantwortlichen bei euch auch für die komplette Struktur und alle dazugehörigen Dokumente verantwortlich die in diesen Prozessen angezogen sind? Sollte dies der Fall sein macht es Sinn Verantwortlichkeiten unabhängig von den Prozessen zu definieren bspw.: jede Arbeitsanweisung sollte inhaltlich erkenne lassen wer ihr Ersteller, Freigeber und Verantwortlicher ist. Der Verantwortliche richtet sich immer nach dem Geltungsbereich der Anweisung.
Zum Vorschlag von Zimmi kann ich nur sagen das ist kontraproduktiv, wir haben das seinerseits mit der 9001:2008 gemacht also uns an der ersten und zweiten Kapitel ebene orientiert und rate mal wesen Nomenklatur jetzt nicht mehr durchgängig ist weil neue Dokumente die in den gleichen Bereich fallen nun nicht mehr dieselben Nummern haben.

Grüße Matthias

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22 Mär 2018 11:17 #26920 von N.Unzicker
N.Unzicker antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo Matthias,

wir haben uns auch in der Verganenheit an die Bezeichnung der Norm angelehnt.Das war nicht gut! Wir haben diese mit der Umsetzung der Neuausgaben 9001, 14001 und IATF mit einem eigenen Nummernsysten Aufgebaut mit einer eindeutigen Titel/Bezeichnung. Verfahrensanweisungen haben immer Verantwortliche Prozesseigner. Diese finde ich im Organigramm und in der Darstellung der Prozesslandschaft. Somit erhalte ich uns die aktualität der VA ohne Namen festzulegen.

Gruß Norbert

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23 Mär 2018 07:00 #26927 von pusher
pusher antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo,

vielen Dank für die zahlreichen Antworten. Den Gedanke, die Strukturierung nach den Normkapiteln zu richten, habe ich auch eher verworfen - zu riskant bei einer Revisionierung.

Ein übergeordnetes Dokument (z.B. Dokumentenmatrix) in der die Verantwortlichkeiten geregelt sind, habe ich auch
erstellt.

"Der Verantwortliche richtet sich immer nach dem Geltungsbereich der Anweisung."
@QM-Zwerg: Wie würdest du hier die Freigabe bei Anweisungen regeln, die prozessübergreifend sind?
Müssen alle Verantwortlichkeiten des Geltungsbereichs zustimmen oder dann der nächst höhere
Vorgesetzte (bei uns der Geschäftsführer).

Ich hätte an folgendes Gedacht:
"Für Anweisungen, die mehrere Prozesse zugeordnet sind, ist die Freigabe durch alle der beteiligen Prozesseigner notwendig. Sollte es zur keine Einigung kommen, ist die Freigabe der nächst höheren Distanz notwendig."

Ist der Ansatz zu theoretisch? ;-)

Gruß Matthias

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23 Mär 2018 13:50 #26929 von Qm_Zwerg
Qm_Zwerg antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo Pusher

Prozesse und Anweisungen die einem Bereich eindeutig zugeordnet werden können werden dem entsprechenden Verantwortlichen zuteil. Übergreifende Anweisungen sollten wie du schon sagtest entweder von allen involvierten Bereichen abgesegnet werden wobei dann die Verantwortung wiederum bei dem übergeordneten Vorgesetzten (Spartenleiter/ Geschäftsführer/ Operational Manager) liegt. Also sollte es eine Vorschrift geben die Unternehmensweit gilt ist der Geschäftsführer verantwortlich oder die von ihm mit dem operativen Geschäft beauftragte Person/ Funktion.

Ich hoffe das hilft dir etwas.
Gruß Matthias

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26 Mär 2018 13:01 #26931 von Wintzer
Wintzer antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo Pusher,

vielleicht hilft Dir der Inhalt der Anlage etwas weiter.

Gruß
Peter Wintzer

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27 Mär 2018 06:25 #26935 von pusher
pusher antwortete auf das Thema: prozessübergreifende Dokumente
Hallo,

also ist es doch so. Vielen Dank für die zahlreichen Antworten. Die Anlage ist auch super.

Gruß
Matthias

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