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Von SQAdmin-KP     17 Juli 2020    
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Prozessmodellierung IST vs. SOLL

Wer sich mit Prozessmanagement auseinandersetzt, stellt sich unweigerlich die Frage: Entscheide ich mich für eine Ist- oder eine Soll-Prozessmodellierung? Oder ist eine Mischform sinnvoll? Während Prozessmanager meist klare Fürsprecher von Soll-Prozessen sind, sprechen sich Qualitätsmanager typischerweise für Ist-Prozesse aus. Das ist auf die unterschiedlichen Rollen sowie ihre typischen Charaktereigenschaften und Zielstellungen zurückzuführen. Der Prozessmanager möchte Prozesse gestalten und verändern, der Qualitätsmanager hingegen möchte sie standardisieren und stabilisieren.

Studien zeigen jedoch, dass über 70 % der Business Process Reengineering-Projekte scheitern – sie sind der Inbegriff einer radikalen Soll-Modellierung. Die Ist-Modellierung zeichnet ebenfalls ein trauriges Bild: Etwa 80% der Ist-Modelle dienen ausschließlich dazu, QM-Zertifizierungen zu erlangen. Im Arbeitsalltag finden sie kaum Anwendung und bleiben unternehmerisch somit wirkungslos. Schlechte Aussichten? Auf den ersten Blick scheint es so. Doch hier lohnt sich ein zweiter Blick, denn es existiert eine Lösung für lebendiges, akzeptiertes und wirksames Prozessmanagement. Und diese vereint beide Ansätze.

 

Die Lösung: gemeinschaftliches und agiles Prozessmanagement

Ist-Modelle sind zu aufwendig in der Pflege, Soll-Modelle sind realitätsferne Wunschvorstellungen – was nun? Die Lösung liegt in einem agilen Ansatz, der die Vorteile beider Methoden vereint:

  • Der gemeinschaftliche Ansatz reduziert den Aufwand: Alle Mitarbeiter sind aktiv am Prozessmanagement beteiligt. Für die Modellierung gelten dabei möglichst wenige Regeln.
  • Im Sinne einer agilen Prozessentwicklung werden Prozesse extrem kleinschrittig definiert und optimiert: Veränderungen und neue Erfahrungswerte werden kontinuierlich eingebracht.
  • Durch die hohe Alltagsrelevanz der Prozesse identifizieren sich Mitarbeiter mit den Inhalten und nutzen diese: Es entsteht ein prozessorientiertes Wissensportal mit permanentem Realitätscheck.


Startpunkt für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist die gemeinschaftliche Ist-Modellierung, die nur mit einem leichtgewichtigen Tool gelingt. Dieses ermöglicht es jedem Mitarbeiter, Arbeitsabläufe einfach und schnell an den aktuellen Best Practice anzupassen – bei Bedarf sogar täglich. Das motiviert dazu, Prozesse aktiv mitzugestalten. Auf diese Weise werden kleinschrittig Soll-Prozesse definiert, die schon nach kurzer Zeit zu Ist-Prozessen werden. Gleichzeitig bleibt die Prozessdokumentation immer nah an der Realität. Die Erfolgsquote solch kontinuierlicher Verbesserungen ist deutlich höher als bei einer reinen Soll-Prozessmodellierung.

 

Ist Ist-Prozessmodellierung damit immer die bessere Wahl?

Die Antwort finden Sie unter https://bit.ly/prozessmodellierung