Wie Prozesse in Unternehmen aktuell halten / überwachen? Wer ist verantwortlich?

Guten Tag,

ich habe mich hier heute angemeldet, da ich in meinem Netzwerk leider nicht viele QM Ansprechpartner habe. Ich bin QMB eines mittelständischen Unternehmens mit einer Textilproduktion (Hosen) und wir konnten im Januar unsere 9001 Erstzertifizierung erfolgreich abschließen.

Eine Aufgabe, auf dem Weg zur Zertifizierung, war es natürlich, all unsere Prozesse aufzunehmen. Wir haben dementsprechend unsere Prozesse aus Produktion, Entwicklung, QS etc. mittels BPMN 2.0 und einer Prozessverwaltungssoftware aufgenommen. Diese Prozesse haben einen guten Detaillierungsgrad, aber sind nicht zu genau, da sie auch keine Arbeitsanweisungen bei uns ersetzen sollen. Alle Prozesse liegen online ab und beziehen sich immer auf unsere Prozesslandkarte, die ebenfalls online abliegt. Eine wirklich feine Sache, da man so einen super Überblick über seine Organisation bekommen kann.

Nun die Gretchenfrage: wer sorgt denn nun dafür, dass diese Prozesse immer aktuell bleiben? Wir haben für die Prozessaufnahme einen Werkstudenten eingesetzt und zum Zeitpunkt der Zertifizierung waren dementsprechend alle Prozesse aktuell. Die Frage provokant formuliert: schickt man nun jedes Jahr vor der Zertifizierung wieder einen Werkstudenten durch das Werk, damit die Prozesse vor dem Überprüfungsaudit aktuell sind?

Ich frage mich, wo diese Prozesse herkommen, wer sie direkt im ersten Schritt dokumentieren und später auch aktualisieren sollte?

Leider existiert in unserer Organisation eine Mentalität, mit der man von heute auf morgen Änderungen entscheidet und direkt und unbürokratisch umsetzt. Das heißt, dass nach 1-2 Monaten einzelne Prozesse nicht mehr aktuell sein können.

Mein Gedanke war folgender: müsste nicht eigentlich die Produktentwicklung sich Gedanken darüber machen, wie ein Produkt hergestellt werden soll, dokumentiert diese Prozesse und gibt diese Prozesse frei, sobald das Produkt serienreif ist? Sollte es dann Änderungen geben müssen, würden diese über ein Change Management bei der Entwicklung angefragt werden, dokumentiert und erneut freigegeben.

Was meint ihr? Wie kennt ihr das aus euren Unternehmen? Wer ist tatsächlich für die Aktualität der Prozessdokumentation verantwortlich.

Ich bin sehr gespannt und dankbar für Anregungen.

Viele Grüße
M. Raabe

Hallo Markus,

ich habe das so gelöst, dass die Prozesseigner verantwortlich für die Aktualität der Daten sind. Sollten Änderungen am Prozess erforderlich sein, muss vorab geprüft werden, ob Schnittstellen betroffen sind. Wenn ja, müssen diese zwingend in den Änderungsprozess eingebunden werden.

Alle Prozesse haben bei uns eine Laufzeit von max.12 Monaten. Nach Ablauf dieser Frist ist eine erneute Prüfung und Freigabe erforderlich. In der Regel machen wir das so, dass die Prozesse kurz vor dem Managementreview von mir an die Prozesseigner gesendet werden zu Prüfung. Beim MR wird dann abgefragt, ob Änderungen nötig sind. Falls nicht, wird das als erneute Freigabe gewertet.

Gruß Max

Hallo Max,

ich freue mich, dass sich jemand tatsächlich die Zeit nimmt mir zu helfen, wirklich sehr freundlich, Danke.

Dein Beitrag ist interessant - es würde mich freuen, wenn wir hier Prozesseigner einführen könnten, bzw. den existierenden Prozesseignern beibringen könnten, dass sie selber für die Prozessdokumentation verantwortlich sind. Das Prinzip mit den 12 Monaten würde ich genau so übernehmen, wenn ich es schaffe dies umzusetzen - macht für mich Sinn.

Bei uns hat leider auch noch keine Führungskraft / Prozesseigner die Kompetenz zur Prozessdokumentation (also das Wissen über BPMN 2.0 o.ä.). Dies müsste man dann eben schulen...

"Sollten Änderungen am Prozess erforderlich sein, muss vorab geprüft werden, ob Schnittstellen betroffen sind. Wenn ja, müssen diese zwingend in den Änderungsprozess eingebunden werden." - und damit würde man erreichen, dass Prozesse nicht nur dokumentiert als Datenmüll rumliegen, sondern auch zur Planung (von Änderungen) eingesetzt werden, richtig?

Nochmal Danke und viele Grüße

Markus

Hallo Markus,

gerne. Das gehört doch zu so einem Forum dazu.

Wir haben da eine interaktive online Prozesslandschaft, die zentral von mir designt wird. Also ich pflege Änderungen etc. ein. Die Prozesseigner müssen sich bei uns zwingend abstimmen, da ja im Zweifelsfall Dokumente von Abteilung A an B weitergegeben werden. Wenn nun Abteilung B aber das neue Dokument nicht kennt, bleibt das hängen und es gibt Frust bei den Mitarbeitern. Daher ist es wichtig, dass Änderungen mit allen betroffenen Prozesspartnern abgestimmt werden und der Workflow auch transparent gestaltet ist. Woher sollten neue Mitarbeiter sonst ihre Ansprechpartner (Rollen) kennen?

Gerne kann ich dir auch mal per Teams einen kleinen Einblick in unsere Prozesslandschaft geben.

Gruß Max

Hallo Markus,

Prozesseigner müsstet ihr doch eigentlich haben, denn für jeden Prozess und seine Kennzahlen gibt es ja einen (Prozess) Verantwortlichen. Wir machen das so, dass die Prozesseigner regelmäßig ihre Prozesse und die damit verbunden Dokumente überprüfen (sollen ? ) und mir Änderungswünsche mitteilen, die entsprechende Dokumentation im System übernehme ich dann. Die Dokumentation ist ja auch (bei uns ) nicht deren Aufgabe.
Grundsätzlichen sollten natürlich die Prozesse und damit die Umsetzung der Normkapitel auch durch die internen Audits, insbesondere Systemaudits, überprüft werden.

Schönen Gruß
Lackie

Hallo,

ich verstehe das nicht. Ihr habt die Prozesse "aus Produktion, Entwicklung, QS etc." aufgenommen? Liest sich so als wenn Ihr die Hauptprozesse in Teilprozesse zerlegt habt. Kann es sein dass Ihr die Prozesse etwas zu sehr zerlegt habt. Die Prozesse ändern sich doch i.d.R. nicht so, dass man jährich Änderungen hat. Und ein Werksstudent als Nicht-Insider soll das prüfen? Ich glaube Ihr habt das Thema Prozessmanagement nicht wirklich verstanden. Das Prozessmanagement dient dazu das Managementsystem mit Kennzahlen zu steuern. Mich würde mal die Prozesslandschaft interessieren.
BG Jens

Du kannst mir gern privat schreiben: [email protected]. Zur letzten Frage: Wer für die Prozessdokumentation verantwortlich ist, legt Ihr fest. Entweder der Prozessverantwortliche oder der QMB, macht jede Firma anders, je nach Größe und Kompetenz der Mitarbeiter.

Hallo Marcus,
da gibt es normalerweise gar keine Alternative. Alle Systemnormen verwenden den Begriff "Prozesseigner/Prozessinhaber" Das heißt in die Praxis übersetzt, die fachlich Verantwortlichen sind in der Regel auch die Prozesseigner. Es hängt allerdings ganz entscheidend von der Einstellung der Unternehmensführung ab, ob Sie auch bereit ist, diese Personen in die "Pflicht" zu nehmen. Weitere Details können meinen Abhandlungen zum Thema auf meiner Webseite www.pwmp.de entnommen werden.
MfG
Peter Wintzer

Hallo zusammen,

bittet entschuldigt meine späte Antwort - dafür möchte ich diese ein bisschen ausführlicher gestalten.

@Lackie, wie schon bei @Maximilian84 beschrieben, ist das ein sehr sinnvolles vorgehen. Danke für deine Nachricht!

Hi @Jenstanne - ganz ehrlich, das glaube ich auch. Hier einmal ein Auszug aus unserer Prozesslandkarte. Wir haben eine Software mit der wir Prozesse grafisch darstellen. In der ersten Ebene haben wir unsere Prozesslandkarte. Klickt man auf das rote + öffnet sich die zweite Ebene in welcher die Produktionsprozesse beschrieben werden. Jeden Prozess kann man auch hier wieder über das rote + öffnen und zu einer dritten Ebene gelangen. In der dritten Ebene (hier jetzt der letzte Prozess "Finish") ist der Prozess mit BPMN 2.0 aufgenommen. Von dieser BPMN 2.0 Darstellung spreche ich auch, wenn ich davon rede, dass sich unsere Prozesse schnell ändern. Würde nun z.B. während des Finish Prozesses nicht mehr der "Bedarf eingetragen" werden, müsste diese Prozessdokumentation angepasst werden.

Ebene 1: https://ibb.co/D8dfBWh
Ebene 2: https://ibb.co/mRwdj7J
Ebene 3: https://ibb.co/xmNYbZ5


Das ist der springende Punkt! Es gibt so gesehen natürlich Prozessinhaber. Ich meinte, dass sich die Prozessverantwortlichen nicht verantwortlich dafür fühlen, die korrekte Dokumentation sicherzustellen. Stellt es euch so vor, dass der Produktionsleiter eine Änderung in (seinem) Prozess beschließt und dann wird das auch einfach direkt so gemacht. Die Dokumentation bleibt unberührt.

Bin gespannt und nochmal Danke!

Grüße

P.S. am Montag (28.3) werde ich frühestens wieder antworten können - bitte entschuldigt