Lenkung von Dokumenten 1-stufige Dokumente:

Hallo an Allle,
schön dass es dieses Forum gibt!

Kurze Frage zur Lenkung und erstellung von Dokumenten. Wann nutzt man bzw. reicht 1-stufige Dokumente und ab wann muss/sollte es 3-Stufig sein.

Wenn man nur MS Office benutzt, wie stellt ihr die Rückverfolung (Revisionsverzeichnis) sicher?

Ich hab in meinem alten Betrieb ja eine QM Software dazu benutzt, welche dieses Problem gelöst hatte.

Grüße,
WF

Moin, bei der Verwendung von MS-Office macht sich die Nutzung der Kopf und Fußzeilen immer super um dort die Revisionsstände einzublenden.
Die müssen dann bei jeder Änderung natürlich per Hand hochgesetzt werden.

Dann einfach jedes Dokument in einer Excelliste mit Revisionsnummer und Datum auflisten und schon hat man eine Auditkonforme Dokumentation.

Vielen Dank Wallner,
Frage ist dann wie ich die Änderungen zu den einzelnen Revisionen nachvollziehen kann (welche Änderung zb zur Revisionierung geführt haben) oder ist das garnicht von Nöten?
Ausserdem noch die Frage wann benutze reicht es die Dokumente 1-Stufig zu lenken, wann ist 3-Stufig notwendig

Bei den Stufen bin ich mir grade nicht sicher genug um eine Antwort geben zu können, da hoffe ich das jemand anderes das weiß.

Bei Änderungen kannst du entweder mit Revisionsbalken am Rand arbeiten oder du markierst Änderungen indem du sie gelb hinterlegst. So machen wir das.
Alternativ kannst du auch in die Dokumente einen Absatz über die Änderungshistorie einbauen, in dem du dann auflistet was geändert worden ist.

Wenn Du mit den Stufen mehrere Zahlen der Revision oder Version meinst (bspw. 1.4 oder 4.5.2) stellt sich die Frage, wofür diese benötigt werden, welche Bedeutung (Semantik) diese ggf. haben.

Version 2.1 könnte vielleicht bedeuten, Änderungen wurden seit Version 2.0 durchgeführt, welche nicht von einem Gremium genehmigt wurden. Wenn eine Genehmigung nötig wäre wegen einer wesentlichen Änderung würde an Stelle Version 2.1 die Version 3.0 stehen. Es kann auch Bedeutung dafür haben wie das Dokument verbreitet, an wen es weitergegeben wird: Versionen 4.0 und 5.0 dürften evtl. auch an Lieferanten weitergegeben werden, während Version 4.1 nur intern weitergegeben werden dürfte.

Mit diesen Beispielen würden „2-stufige Dokumente“ durchaus Sinn machen. Das muss aber auch kommuniziert und überwacht werden. Ein Aufwand, der nicht immer angemessen scheint. Eine Dokumentenmanagement-Software kann dabei unterstützen, wenn sie diszipliniert angewendet wird.

Ich empfehle ein „Revisionsverzeichnis“ für Word-Dokumente in SharePoint automatisch zu erstellen.