Einführung Änderungsmanagement

Hallo zusammen,

auch in Vorbereitung der Einführung eines QM Systems beschäftigen wir uns aktuell mit der Einführung eines Änderungsmanagement.

Aktuell führen wir auch Änderungen / Verbesserungen / Optimierungen an unseren Produkten durch. Aber nicht so richtig systematisch, eher chaotisch. Weiterhin mussten wir schmerzhaft feststellen, dass zu vergangenen Änderungen viele Informationen verloren gegangen sind und möchten dem nun entgegenwirken.

Nun meine Frage ich möchte einen möglichst schlanken Prozess haben um eine systematisches Änderungsmanagement zu leben.

Könnt ihr mir hierzu Tipps geben?

Hat vielleicht jemand schon eine Prozessbeschreibung mit der ich starten kann, bzw. auf
die ich aufbauen kann?

Welche Dokumente könnt ihr mir empfehlen, was ist notwendig um den Prozess effektiv zu gestalten?
Wer ist bei euch im Unternehmen der Hauptansprechpartner für das Änderungsmanagement? Ist das eher im Projekt angesiedelt oder eher im Qualitätsmanagement?

Da bin ich für jede Hilfestellung sehr dankbar.

Beste Grüße Maik

Hallo,

in Unternehmen des Sondermaschinenbau als auch Dienstleistungsunternehmen Oberflächenbehandlung, hatte ich nicht so gute Erfahrungen. Das Änderungsmanagement lag in den Händen des jeweiligen Projektleiters mit voller Budgethoheit. Änderungen sollten gemacht werden und dann keine weitere Stunde Projektzeit geopfert werden. Irgendeiner wird es schon dokumentieren und kommunizieren, oder auch nicht
Das nächste Projekt beim anderen Projektleiter hatte natürlich die ähnlichen Überraschungen.
Ich plädiere für die QS als die Überwachende, eventuell Fachpersonal bereitstellende. Sie kann das Risiko quer zu allen Prozessen beurteilen und Einsparungspotential nachweisen usw.

MfG
Qualitäter mit Herz

Hallo Maik,
erst mal zum Grundsätzlichen: Dokumentation verdirbt die Laune.

Soll heissen: Deine Kunden haben im Normalfall gewisse Anforderungen an di3e Doku zum Änderungsmanagement. Die haben einen großen Vorteil: wir brauchen hier nicht drüber zu diskutieren - die Forderungen sind zu erfüllen und gut is. Meist ist der Dokuaufwand recht hoch.

Wenn Du jetzt hergehst und dasselbe System für externe (kundeninitiierte) Änderungsmanagement und fürs Interne (selber verbrochene) verwendest, läufst Du Gefahr, keine Akzeptanz wegen zu hohem Dokuaufwand zu bekommen.

Ich habs stets so gehalten, daß ich im Rahmen der Produkt- und Prozessentwicklung das externe ÄM beschrieben habe, interne Änderungen sind über ein ganz einfaches Projektmanagement im Rahmen von KVP abgewickelt worden.

Damit lässt sich auch sehr kleinkalibriges KVP (1 Seite Doku, am schwarzen Brett ausgehängt) realisieren - und trotzdem auch avancierte Kundenforderungen erfüllen fürs eigentliche ÄM. Sind dann halt zwei unterschiedliche Herangehensweisen, hat sich aber m.E. gut bewährt.
grüßle
T

Hallo,

der notwendige Umfang der Änderungsaufzeichungen ist sicher Branchenabhänig. Gut zu wissen wäre also die Norm, nach der ihr euch zertifizieren wollt. Die Frage ist auch, ob ihr Inverkehrbinger seid oder Lieferanten (da spielen dann die Kunden ne Rolle). Letzlich sind aber folgende Punkte (aus meiner Sicht) immer zu betrachten:

1. An welchem Produkt soll die Änderung erfolgen
2. Beschreibung des Grunds für eine Änderung
3. Wirksamkeit der Änderung (irgendwas sollte ja bezweckt werden)
4. Auswirkung auf Q-Dokumente (Anweisungen, Forms, Prozesse, Stücklisten ....)
5. Freigabe und Einführung der Änderung.

Ggf kommen noch Sachen wie z.B. die Auswirkung auf Zulassungen, neue Kundeninformationen oder Werbedokumente hinzu.

Ganz grob ist bei uns der Ablauf folgender (wirklich nur ganz grob)
Kick-off --> Projektierung --> Konzeptentwicklung --> Konzeptumsetzung --> Prüfung Wirksamkeit --> Review notwendige Aufzeichnungen/Dokumentation --> Freigabe --> Information intern.

Parallel dann die ganze Dokuerstellung, da haben wir noch eine Checkliste, welche Dokumente alles so zu berücksichtigen sind.

Das wichtigste Dokument ist der Change Order Form. Da steht dann letztlich alles dinr inklusive aller relevanten UNterschriften udn Verweise.

Das Projektmanagement hat sich um die Änderungen zu kümmern, ohne Unterschrift QM läuft final aber garnix.

Gruß,
QMO

Hallo Maik
es kommt auf Eure Prozesse drauf an, aber allgemein gesagt ist eine Vorgehensweise die in einem Prozess definiert und dokumentiert ist schon richtig, da schließe ich mich dem was QMO gesagt hat an.
1.) Änderungs an Was
2.) Änderungsggrund
3.) von Wem beantragt , bei uns auch die Zeitdauer
4.) für welchen Bereich/Prozess/Produkt/Service
5.) bei uns auch noch die Auswirkungen auf evtl andere Produkete / Services und der Q -relevanten Dokumente
6.) Genehmigung/Freigabe der Änderung mit Termineinhaltung

Bei uns sind die relevante Dokumente ich Change Management System dokumentiert und alle relevanten Personen, die am Prozess beteiligt sind in einem Verteiler definiert und bei Abwesenheit von einzelnen Personen , die am Genehmigungsverfahren beteiligt sind, werden die Genehmigungspfade umgeleitet dh umgeleitet an die jeweiligen Stellvertreter.

Gruß
Donald6556

Hallo Forum-User,

vielen dank an die bisher gegebenen antworten.
Auch in bin auf der Suche nach einer Lösung dies intern umzusetzten. Und über ein Formular abzusichern, das die entsprechenden Abteilungen informiert wurden.

Hat soetwas schon jemand von euch entwickelt und würde es neutral zur Verfügung stellen.

Danke
Grüße
Nathy

@Nathy

Jedes Unternehmen ist etwas anders gestrickt, daher ist es nicht sinnvoll ein Formular von einem anderen Unternehmen zu verwenden.

I.d.R. ist das Dokument ganz einfach und sollte mindestens folgenden Inhalt haben:

1) Änderungsnummer (ist sinnvoll um ÄM zu finden)
2) Produkt/Artikel/Prozess (also was ist betroffen)
3) Änderungsgrund (warum wurde die Änderung durchgeführt)
4) Was wird/wurde geändert (was ist zu tun)
5) sonstige Information zur Vorgehensweise z.B. Altbestände aufbrauchen etc....,
Freigabe- bzw. mit den entsprechenden Unterschriften der Verantwortlichen Bereiche/Prozesse.

@ Aranard

Gebe ich dir vollkommen recht, jedes Unternehmen ist da anders gestrickt.
Aber manchmal hilft so ein Dokument oder ein paar Tipps, wie diese die gerade gegeben wurden, damit es klick macht.

Besten Dank

Gerne doch.

Auch anderen, mich nicht ausgenommen, fehlt in den Wirren der Anforderungen und dem Alltagsgeschäft auch mal ein Input zur kreativen Ideenlösung.

Hallo,

nun stehen auch wir vor dem Thema Änderungsmanagement. Es wäre prima wenn ihr über Eure Erfahrungen / Ergebnisse zur Einführung eines Änderungsmanagements berichten könntet.

Welche Fallstricke hat es gegeben, wie kann ein Formular zum Änderungswesen - hinsichtlich Änderungen am Produkt - aussehen, oder sollte man mit dem Änderungswesen ebenfalls gleich Prozessänderungen integrieren, usw.

Da diese Forumeinträge noch nicht allzu lang her sind, hoffe ich das die Projekterfahrungen noch ganz frisch sind

Ein schönes Wochenende wünschend
QM-Fan

Hallo,

wir sind dabei intern das Änderungswesen zu implementieren und suchen nach einer Software, die den Workflow abbildet.
Derzeit arbeiten wir mit einen Word Dokument, welches auf einen zentralen Pfad liegt und von allen bearbeitet wird.
Gewünscht ist jedoch ein digitales Dokumentenmanagementsystem mit Workflow. Gibt es günstige/kostenlose Systeme auf den Markt mit denen ihr gute Erfahrungen sammeln konntet?
Danke

Hallo Maria910,

ich bin gerade zufällig auf das Thema gestoßen. Sucht Ihr noch nach einem PDM-System mit Workflow? Oder habt Ihr bereits ein implementiert.

Viele Grüße
Waldemar