Ein Werksleiter schreitet durch seine Produktion. Er erblickt einen Mitarbeiter, der eine Wartungsaufgabe an einer Maschine durchführt. Ist dieser Mitarbeiter für diese Arbeit an dieser Maschine geschult? Ein Gabelstapler fährt vorbei. Hat der Fahrer die richtige Qualifikation und ist diese noch gültig? Ein Prüfmittel wird kalibriert, eine Wareneingangsprüfung wird durchgeführt oder ein Erstmusterprüfbericht erstellt. Sind die notwendigen Qualifikationen vorhanden und auf dem neuesten Stand? 

Und überhaupt, haben alle Mitarbeiter eine Sicherheitsunterweisung erhalten? Wie können diese Informationen am einfachsten nachgewiesen und am effizientesten gepflegt werden? Genau hier kommt das softwaregestützte Schulungsmanagement ins Spiel. Es schafft den Überblick über sämtliche Schulungen und Qualifikationen in einem Unternehmen und ermöglicht es ebensolche Fragen aus der Praxis gezielt zu beantworten. Als wären die praktischen Anforderungen nicht Grund genug, wird die Nachweisbarkeit auch durch eine Vielzahl von Normen und Richtlinien gefordert.

Die allgegenwärtige ISO 9001 fordert in Bezug auf das Personal die Ermittlung von Fähigkeiten und Qualifikationen sowie die Durchführung von Schulungsmaßnahmen mit anschließender Wirksamkeitsprüfung und Führung von Aufzeichnungen hierüber. Diese ehemals in Kapitel 6.2 geregelte Anforderung spiegelt sich zu 100 % auch im Kapitel 7.2 „Kompetenz“ der neuen ISO 9001:2015 wider. Selbiges gilt für Kapitel 6.2.2.2 der automotive-spezifischen ISO/TS 16949 und Kapitel 6.2.2 der in der Medizintechnik angesiedelten ISO 13485. In diesem Umfeld greifen auch die Regelwerke der US-amerikanischen FDA. Diese fordert in Abschnitt 820.25 „Personnel“, Title 21 Part 820 „Quality System Regulation“ sehr ähnliche Maßnahmen und untermauert ihre Forderungen mit dem Einsatz von „Warning Letters“. Durch die Berührung mit solch einer Vielzahl verschiedener Qualitätsmanagementnormen wird das Schulungsmanagement zu einem elementaren Bestandteil eines modernen CAQ-Systems.

Bei den Regelungen der FDA ist man dann ebenfalls bei gesetzlichen Forderungen nach Mitarbeiterschulung sowie anschließender Wirksamkeitsanalyse und Nachweisbarkeit angekommen. Man muss aber nicht in einem solch spezifischen Umfeld tätig sein, um mit gesetzlichen Regelungen dieser Art in Berührung zu kommen. Auch die Nachweisbarkeit der Gültigkeit eines PKW-Führerscheins oder Durchführung einer obligatorischen Sicherheitsunterweisung bewegen sich bereits in Bereichen, in welchen ein Unternehmen sich sehr schnell mit Haftungsansprüchen auseinandersetzen muss. Letztlich spielt natürlich auch der Kunde eine wichtige Rolle in diesem Anforderungskreislauf. Es kann durchaus sein, dass ein Kunde im Sinne seiner eigenen Compliance sehr großen Wert darauf legt, dass sein Lieferant ein effektives Schulungsmanagement betreibt und dokumentiert. So kann es dann sein, dass ein Auftrag nicht erteilt wird, weil man mit Mitarbeiterschulungen nachlässig umgegangen ist oder diese im schlimmsten Fall gar nicht belegen kann.

Eine Software zum Schulungsmanagement wie Qualify.Net von CAQ AG unterstützt den Anwender bei der Planung, Durchführung und Dokumentation sämtlicher Qualifizierungsmaßnahmen im Unternehmen. Neben der Dokumentation aller vorhandenen Qualifikationen und der Planung von zukünftigen Mitarbeiterschulungen schafft vor allem der ständige automatische Soll-Ist-Abgleich der benötigten und vorhandenen Ausbildungen eine signifikante Arbeitserleichterung.

Um eine schnelle Übersicht über den aktuellen Qualifikationsstatus der Mitarbeiter zu erhalten, erstellt Qualify.Net jederzeit live aus den vorhandenen Daten eine Qualifikationsmatrix, in der übersichtlich alles Wichtige dargestellt wird. Hier kann man auf einen Blick sehen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausprägung verfügt und wann er diese erlangt hat. Die Notwendigkeit spezifischer Qualifikationen wird in der Matrix durch die Erstellung von präzisen Profilen für bestimmte Arbeitsbereiche sichtbar gemacht. Sollte in einem Arbeitsbereich zum Beispiel eine bestimmte sprachliche Fähigkeit oder beispielsweise der Umgang mit Gefahrstoffen benötigt werden, hinterlegt man ebendiese Qualifikationen bei dem Profil und das System gleicht die notwendigen Informationen mit der Schulungsdatenbank ab. Zeitlich beschränkte Qualifikationen werden ebenfalls überwacht. Sollte die Qualifikation eines Mitarbeiters an einem spezifischen Zeitpunkt ablaufen und erneuert werden müssen, so weist das System frühzeitig auf diese Tatsache hin und übernimmt auch die Erinnerung und Maßnahmenverfolgung.

In der Wechselwirkung mit den restlichen Modulen des CAQ-Systems werden die Stärken und Vorteile einer durchgängigen Qualifikationsüberwachung direkt genutzt. Die Qualifikation der Mitarbeiter wirkt sich aktiv und regulierend auf die täglichen QM-Arbeitsabläufe aus. So ist es in der Software CAQ.Net® einstellbar, dass der Schulungsgrad bzw. das Vorhandensein einer Schulung direkt darüber bestimmt, ob ein Mitarbeiter eine Aufgabe durchführen darf oder nicht. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise nicht die notwendigen Qualifikationen für eine Wartungsaufgabe, Wareneingangsprüfung, SPC-Analyse oder den Einsatz bzw. die Kalibrierung eines Prüfmittels, so verwehrt ihm das System auf Wunsch die Durchführung dieser Maßnahme.

Die Verknüpfung innerhalb des CAQ-Systems bezieht sich auch auf das Dokumentenmanagement. Wird beispielsweise eine unterweisungspflichtige Arbeitsanweisung mit dem Dokumentenmanagement-Modul neu erstellt oder überarbeitet, wird automatisch ein Schulungsbedarf für alle davon betroffenen Mitarbeiter generiert und an die verantwortlichen Stellen gemeldet. Das Maßnahmenmanagement übernimmt daraufhin die Einladung aller Mitarbeiter zu den Schulungsterminen und stellt sicher, dass alle rechtzeitig an ihre Termine erinnert werden.

Nach erfolgreicher Schulung eines Mitarbeiters wird neben der Qualifikation auch ein Kompetenznachweis in Form einer Wirksamkeitsprüfung dokumentiert. Diese Dokumente können, wie auch sämtliche anderen schulungsrelevanten Objekte, Zertifikate oder Schulungsunterlagen, direkt an eine Schulung oder das Profil des Mitarbeiters angehängt werden.

Über ein Web-Portal können auf Wunsch Mitarbeiterbewertungen bei den jeweiligen Vorgesetzten abgefragt, Selbstschulungen bestätigt oder zur Verfügung stehende Schulungstermine in einem Online-Schulungskatalog veröffentlicht werden. Dieser ermöglicht es Mitarbeitern, sich direkt über das Intranet für Schulungen anzumelden oder entsprechende Anfragen an die verantwortlichen Stellen zu richten. Durch das umfassende Anfragenmanagement kann darüber hinaus frei definiert werden, welche Schulungen von wem gebucht werden dürfen, wie hoch die maximale Teilnehmerzahl sein darf und ob das System Anfragen gegebenenfalls auch automatisch annehmen soll.

Weiterführende Links

Qualify.Net - Schulungsmanagement