file Frage Umgang mit externen Beratern

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15 Apr 2021 18:38 #31125 von ChrisPie
Umgang mit externen Beratern wurde erstellt von ChrisPie
Hallo,
wir sind ein Beratungsunternehmen mit 77 Mitarbeitern. Keine Produktion, keine Transporte oder Gefahrstoffe, nur Büro. Zertifiziert sind wir nach 9001, 14001 und 45001.
In 2017 habe ich die Zertifizierung für die 14001 und damals 18001 vorbereitet und begleitet. Seit letztem Jahr bin ich alleine verantwortlich für alle drei Systeme. Da die Firma nicht groß ist, gibt es ausser mir auch niemanden der daran beiteiligt ist. Ich habe vor einigen Jahren die Schulungen zum UMB, QMB und später zum internem Auditor gemacht.
So viel zu den Fakten.
Wir hatten von Anfang an eine externe Beraterin, die mit uns die Zertifizierungen vorbereitet hat. Dafür war es auch sehr hilfreich. Inzwischen habe ich eher das Gefühl, dass sie sehr übergriffig ist. Keine Änderung darf ohne ihre Zustimmung erfolgen. Sie regelt alle Dokumente und Audits. Selbst in den externen Audits sitze ich brav daneben, sie redet und ich scrolle allerhöchstens mal in den Dokumenten hoch und runter. Eigentlich waren die internen Audits mit einer anderen Firma in unserer Holding als Cross-Audits geplant. Das kann sie aber bisher geschickt unterbinden. Vor der Geschäftsleitung versucht sie immer klar zu machen, dass die Systeme ohne sie gar nicht funktionieren würden. Natürlich kostet ihre "Beratung" nicht gerade wenig Geld. Zusätzlich bin ich der Meinung, dass unser System inzwischen sehr "aufgeblasen" ist, mit einem Aufwand der für einen Betrieb in unserer Größe und Sparte vollkommen unnötig ist.
Was mich jetzt interessieren würde, wie läuft es in anderen Firmen. Ich habe zu diesem Thema keinerlei Vergleiche.
Gibt es viele, die in vergleichbaren Betrieben generell mit externer Beratung arbeiten? Und wie weit geht dann diese Beratung? Auf die Dauer möchte ich dieser Beraterin nämlich gerne den Hahn abdrehen. Der Aufwand und die Kosten stehen meiner Meinung nach in keiner Relation mehr zu unserem Betrieb. Oder sehe ich das falsch?
Viele Grüße
Chris

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16 Apr 2021 07:35 #31126 von MzudemG
MzudemG antwortete auf Umgang mit externen Beratern
Guten Morgen Chris,

wir hatten damals auch einen externen Berater, dieser hat damals alle Dokumente erstellt. Auch bei uns wurden viel zu viele Unterlagen erstellt, die das ganze aufwendig zum aktualisieren bzw. kontrollieren machten. Nachdem ich eingearbeitet war, hat der ext. Berater mir jedoch den größten Teil der Arbeit überlassen und wurde dann ein paar Monate später freigestellt.

Ich würde das Gespräch mit der GF suchen und Sie auf deine Sorgen / Probleme aufmerksam machen. Wenn du Infos über die Kosten hast, versuch diese doch einfach der GF zu präsentieren. Gerechnet auf 1-3 Jahre, da wird bestimmt eine gute Summe zusammen kommen, die Ihr euch letztendlich sparen könntet.

Viel Erfolg!

Gruß
MG

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16 Apr 2021 08:00 #31127 von Heidelberger
Heidelberger antwortete auf Umgang mit externen Beratern
Hallo Chris,

ich habe in dem Bereich einiges an Erfahrung, weil ich selbst Berater in dem Bereich bin. Das schreibe ich gleich zu Anfang, damit das hier nicht wie Schleichwerbung für mich aussieht.

Ich versuche mich einfach mal durch die von Dir angesprochenen Punkte durchzuarbeiten:
1. Ich sage ja immer ganz salopp – „Wer die Musik bezahlt, der bestimmt was gespielt wird.“ Ihr seid in diesem Fall Kunde und entscheidet, ob und in welchem Umfang ihr die externe Unterstützung in Anspruch nehmt. Wenn ich jetzt aber „Ihr“ schreibe, dann werfe ich Dich und die Geschäftsleitung in einen Top. Und wenn ich das richtig sehe, dann würdest Du gerne freier in Bezug auf die externe Beraterin arbeiten, aber die Geschäftsleitung scheint ihre Vorgehensweise ja zu decken oder auf jeden Fall nicht zu unterbinden. Hier würde ich auf jeden Fall ein Gespräch mit der Geschäftsleitung suchen. Denn wenn ich Deinen Ausbildungsstand richtig abschätzten kann, nach den von Dir gegebenen Informationen, dann wärst Du ja rein theoretisch in der Lage alle diese Dinge komplett selbst zu machen.
Allerdings kann das Vorgehen der Beraterin vielleicht auch einen Grund haben. Als sie damals die ISO 9001 bei Euch eingeführt hat (wenn ich das richtig sehe nicht mit Dir, sondern mit einem Vorgänger), da hat sich das vielleicht in diese Richtung entwickelt und Dein Vorgänger hat sich darauf ausgeruht, dass es ja sie gibt und sie alles macht. Der Vorgänger ist weg, Du bist da – sie hat ihre Vorgehensweise nicht geändert, was allerdings von Dir nicht gewünscht ist. Wie gesagt, alles hypothetisch – ich kenne die genauen Hintergründe nicht. Aber aus Beratersicht kann ich Dir sagen, dass es die unterschiedlichsten Kunden gibt. Ich habe Kunden in der Beratung, die betreue ich seit Jahren und die sind eigentlich auch ganz fit, aber da bekomme ich Prozessanweisungen zugeschickt um ein fehlendes Komma nachzutragen, was sie nicht selbst einsetzen (kein Joke, wirklich so passiert). Und auf der anderen Seite gibt es Kunden, da komme ich nach 6-9 Monaten mal wieder ins Haus und schlackere mit den Ohren, wie die ihr Managementsystem weiterentwickelt haben. Es ist da nicht immer ganz einfach, sich da auf die unterschiedlichsten Kunden einzustellen. Vielleicht solltest Du auch mal mit ihr das offene Gespräch suchen.

2. Berater, die im externen Audit zuviel reden sind ein No-Go. Sorry, wenn ich das so hart sagen muss, aber das geht einfach nicht. Der Auditer will Euch bzw. Euer Managementsystems auditieren und nicht die externe Beraterin. Da kann ich allerdings nicht verstehen, warum da die externen Auditoren nichts gegen sagen. Alle Auditoren mit denen ich teilweise schon sehr lange und vertrauensvoll zusammenarbeite, würden mich bei solch einer Vorgehensweise schon in die Schranken weisen. Ich bin auch viel bei externen Audits dabei, aber dann bin ich die Person, die am wenigsten redet und nur eingreift, wenn es nötig ist und dann in der Regel auch nur als Stichwortgeber, wenn Auditor und Auditierter sich nicht ganz verstehen.

3. Cross-Audits sind eine tolle Sache. Wenn Ihr als interne Auditoren die theoretische Qualifikation habt, dann könnt Ihr die da mit praktischen Erfahrungen erweitern. Ich persönlich sehe sogar die Möglichkeit, dass die Qualität der internen Audits sich erhöht. Denn ein interner Auditor, der zur Holding gehört, der hat vielleicht eher das Bedürfnis im internen Audit nach Verbesserungen zu suchen, während eine externe Person vielleicht eher die Zertifikatsaufrechterhalten im Hinterkopf hat.

4. Natürlich kostet eine externe Beratung Geld. Ob das jetzt „nicht gerade wenig“ ist, kannst nur Du einschätzen. Wo es allerdings für mich bedenklich wird, ist ein „aufgeblasenes“ System. Wenn ein externer Berater einen Tag vorbeikommt, dann wird er für den Tag bezahlt und gut ist, das ist eine fixe Ausgabe. Wenn Ihr aber ein „aufgeblasenes“ System habt, dann kostet Euch das unter Umständen dauerhaft und jeden Tag Geld, weil Ihr vielleicht Tätigkeiten durchführt, die so nicht nötig wären und sei es nur, die Dokumente alle zu pflegen, die eigentlich nicht nötig wären. Ich selber habe mal einen Kunden übernommen, der hatte 3 Prüfmittellisten, in denen komplett identische Daten gesammelt wurden, nur halt zweimal von zwei verschiedenen Personen und einmal, um diese dem Auditor zeigen zu können. Wenn Du solche Dinge hast, dann wäre das auf jeden Fall Argumentation für ein von mir oben angesprochenes Gespräch mit der Geschäftsleitung.

5. Jetzt muss ich mal ein wenig grob zu Dir sein. 😉 Wie das in anderen Unternehmen läuft, mag vielleicht ganz interessant sein, aber hilft Dir im Endeffekt nicht wirklich weiter. Dein Ansatz sollte sein festzulegen, in welchem Umfang Du Unterstützung brauchst, Dich da mit Deiner Geschäftsleitung abzustimmen und dann einen externen Partner zu finden, der Dir genau das liefert, was Du haben möchtest. Und damit wären wir wieder bei „Wer die Musik bezahlt, der bestimmt was gespielt wird.“.

Ich hoffe, dass das jetzt nicht zu ausführlich war und Dir den ein oder anderen Ansatzpunkt gegeben hat.

Viele Grüße
Michael

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16 Apr 2021 19:53 #31129 von ChrisPie
ChrisPie antwortete auf Umgang mit externen Beratern
Hallo und danke für die Antwort. Die Rechnungen gehen jetzt seit kurzem nur noch über mich, nachdem ich das Thema schon mal bei der GF angesprochen habe. Sie ist leider unheimlich redegewandt und bekommt auch immer wieder die GF überzeugt. Ich bin mir sicher, dass denen einfach die Konsequenzen noch nicht ganz klar sind. Also wahrscheinlich die einzige Lösung, mit der GF mal richtig Tacheles reden.

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16 Apr 2021 20:44 #31130 von ChrisPie
ChrisPie antwortete auf Umgang mit externen Beratern
Hallo, zu ausführlich geht gar nicht. Erst recht mal die Sicht von der "anderen Seite". Danke dafür.

Ganz richtig erkannt, der frühere QMB war erst mal sehr detailverliebt und hatte dann keine Lust auf das ganze und hat sich über die Unterstützung gefreut. Das wieder in andere Bahnen zu lenken ist nicht so leicht. Die Beraterin ist schon extrem dominant. Unser bisheriger externer Auditor ist Freelancer und ca. 70. Er war immer froh, wenn sie geredet hat und er nicht so viel machen musste. Sie hat ihm quasi alles vorgebetet. Insgesamt keine perfekte Situation. Beim nächsten externen Audit haben wir einen neuen Auditor, da der bisherige jetzt doch in Rente geht. Insgesamt heisst das wohl für mich, noch viel Überzeugungskraft bei der GF einlegen, da denen die Konsequenzen nicht bewusst sind. Ein unnötig großes System wieder etwas abzuspecken ist wahrscheinlich auch nicht so einfach. Bisher hatten wir von ihr in den internen Audits immer zwischen 20 und 35 Verbesserungsvorschläge bekommen. Für unseren Betrieb schon eine ziemlich hohe Zahl, da die Systeme eigentlich gut laufen. Verbessern kann man immer etwas, aber bis zu welchem Grad ist es auch sinnvoll? Inzwischen habe ich auch das Problem, dass die Kollengen es einfach nicht mehr einsehen, so viel Zeit zu investieren. Einzige Lösung ist dann wirklich ein ernsthaftes Gespräch mit der GF und denen klar machen wohin das Ganze führt.

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