question-circle Frage Lenkungsinformationen/Metadaten auf PDF Dokument

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25 Mär 2021 17:59 #31044 von MJ89
Guten Tag,

Mein Unternehmen will sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen.
Alle Dokumente werden bei uns direkt im DMS System (also keine Word Dateien die eingepflegt werden) erstellt. Für diese Dokumente gibt es auch einen Freigabeprozess usw.

Leider gibt es keine Möglichkeit Informationen wie Approver-Name, Approval-Datum oder andere Metadaten in das Dokument einzufügen oder dies beim Export als PDF einzufügen mittels Export Vorlage oder ähnlichem.
Da wir aber Dokumente bei der Zertifizierungsstelle einreichen müssen vor der Zertifizierung ist die Frage: Welche Informationen müssen auf das exportierte PDF Dokument drauf?
Reicht es vielleicht zu erklären, dass auf dem Dokument zwar keine Informationen dazu vorhanden sind, da wir aber alle Dokumente elektronische erstellen und verwalten, wir dies auch nicht benötigen, da sich diese Infos jederzeit im System einsehen lassen?

Ich hoffe ich habe mich verständlich ausgedrückt.

Gruß

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27 Mär 2021 09:45 #31047 von QDave
Wenn die notwendigen Infos el. vorliegen im Sytem, jedoch diese nur auf dem PDF Ausdruck nicht ersichtlich sind, würde ich einfach in der Kopf-/Fußzeile, oder sonst wo, einheitlich, einen kleinen Verweis auf das System machen und gut ist.

Vielleicht in die Richtung: "PDF Export aus DMS-System. Gültig ist die aktuell im DMS-System freigegebene Version."

Verweist so auch darauf, dass es vielleicht schon eine neuere Version gibt. Exporte sind da ja imer "kritisch".

Ich bin jedoch kein Auditor und nicht 100% sattelfest, wäre jedoch ne pragmatische Lösung.

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01 Apr 2021 12:36 #31068 von Wintzer
Hallo MJ89,

die Dokumentation wird für den Anwender erstellt und nicht für einen Zertifizierer. Daraus resultiert die Frage; wie erkennt der Anwender vor Ort, welchen Ausgabestand er vor sich hat und welcher im Managementsystem hinterlegt ist.

Nach meinen Erfahrungen gehen die wenigsten Personen hin und schauen, bevor sie handeln nach, ob Ihnen die letztgültigen Dokumente vorliegen.

Das ist solange unkritisch, wie die Personen ausschließlich auf im System hinterlegte Dokumente zugreifen, wie z.B. bei Formularen oder Listen, die direkt im System auszufüllen sind.

Schwierig wird es bei ausgedruckten Anweisungen, hier muss über die Regeln zum Änderungsdienst gewährleistet sein, dass vor Ort immer nur aktuelle Anweisungen vorliegen. Wenn also auf den Dokumenten kein Änderungsstand (hier reicht ein Datum aus, das im Text am Anfang oder Ende untergebracht werden könnte) ersichtlich ist, müssen die Regeln zum Änderungsdienst so wasserdicht sein, dass das Ziel einer aktuellen "Vor-Ort-Dokumentation" auch plausibel ist.

Zusätzliche Hinweise können der beigefügten Dokumentation entnommen werden.

MfG
Peter Wintzer

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