question-circle Frage Dokumente benennen

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19 Feb 2021 10:21 #30896 von RottiMona
Dokumente benennen wurde erstellt von RottiMona
Hallo Zusammen,
ich bin ganz ganz neu auf dem Gebiet Qualitätsmanagement. Ich habe mich zwar belesen und komme so einigermaßen klar, trotzdem habe ich jetzt doch Hilfe nötig.
Ich darf das Handbuch auch den neusten Stand bringen und soll die Dokumenten Nummern ändern/vereinfachen.
Nun meine Frage bitte, gibt es Vorlagen die ich benutzen kann oder kann ich die Bezeichnung so nennen wie ich möchte.
Aktuell habe ich die so:

500DO03a Funktionsbeschreibung Geschäftsleiter

Ich bedanke mich im Voraus für Eure Hilfe
Liebe Grüße

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19 Feb 2021 10:50 #30898 von Wallner
Wallner antwortete auf Dokumente benennen
Moin,
meines Wissens nach gibt es keine Vorgaben wie du die Dokumente benennst.
Wichtig ist nur das du die Dokumente findest wenn der Auditor fragt und vor allem das die Kollegen die nach diesen Dokumenten arbeiten es finden und verstehen.

Je nach Anzahl und Unternehmensstruktur kann die Nummerierung da variieren.
Ich persönlich habe es nach Art des Dokumentes (Formblatt, Anweisung, Information,...) und dann durchlaufend nummeriert.
Also QMF0815 für Qualitätsmanagementdokument Formblatt Zahl

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19 Feb 2021 13:03 #30899 von RottiMona
RottiMona antwortete auf Dokumente benennen
Vielen lieben Dank für die schnelle Hilfe.

LG

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19 Feb 2021 16:45 #30900 von Sako
Sako antwortete auf Dokumente benennen
Hallo,

in der Anlage ein Beispiel wie so etwas gelöst wurde.
Beste Grüße
Sako

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19 Feb 2021 17:09 #30902 von RottiMona
RottiMona antwortete auf Dokumente benennen
Super, vielen lieben Dank
LG

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21 Feb 2021 13:41 #30913 von Wintzer
Wintzer antwortete auf Dokumente benennen
Hallo RottiMona,

in beiliegenden Abhandlungen findest Du detaillierter Hinweise, wie man derartige Dokumente strukturieren kann. Weitere Detailinformationen findest Du auf meiner Webseite.

MfG
Peter Wintzer

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21 Feb 2021 22:06 #30914 von RottiMona
RottiMona antwortete auf Dokumente benennen
Vielen herzlichen Dank, für die schnelle Antwort
LG

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25 Feb 2021 21:51 - 25 Feb 2021 21:54 #30929 von Ha.Em
Ha.Em antwortete auf Dokumente benennen
Hallo RottiMona,

die Norm fordert eine angemessene Kennzeichnung und Beschreibung. Sonst nichts. Wie Du das machst, ist der Norm und dem Auditor egal.

Es reicht demnach, wenn Dein Dokument, sagen wir mal es ist ein A4-Papier-Dokument, einen eindeutigen, also nur einmal im System vergebenen Titel, Überschrift, oder was auch immer hat, und Du vorher festgelegt hast, das gültige Dokumente einen lila Punkt unten links haben.

Das macht natürlich niemand. Es entspricht jedoch der Norm.

Mit anderen Worten: Du kannst die dokumentierte Information nennen und kennzeichnen, wie Du willst.

Diesen ganzen Firlefanz, den man häufig auf jedem Blatt sieht, wie z. B. eine kleine Tabelle mit Angaben zum Ersteller, Prüfer, Freigegeben, Revision, alles mit Datum und Name… — davon steht in der ganzen Norm nichts.

Wenn man kein DMS im Einsatz hat, ist eine -von vielen- gute Lösung, dass der Dateiname dem Titel entspricht, ein Kürzel für die Art (Prüfanweisung, mitgeltende Unterlage etc.) und eine Revisionsnummer. Bei sehr vielen Dokumenten kann auch zusätzlich ein nummerischer Schlüssel hilfreich sein. So lassen sich dokumentierte Informationen leicht ordnen, finden, filtern, in einer chronologischen Reihe speichern, und vor allem vom Benutzer mit einem Blick schnell identifizieren.

Gruß
Ha.Em
Letzte Änderung: 25 Feb 2021 21:54 von Ha.Em.
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26 Feb 2021 07:59 #30933 von Sako
Sako antwortete auf Dokumente benennen
Zur Anmerkung Auszug aus DIN EN ISO 9001:2015

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren
Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation
a) angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer),
b) angemessenes Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Graphiken) und Medium (z. B. Papier, elektronisch),
c) angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit
sicherstellen.
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26 Feb 2021 12:36 #30938 von Stan
Stan antwortete auf Dokumente benennen
Hallo,

insgesamt besteht auch grundsätzlich die Möglichkeit, die Bezeichnung der gesamten QM-Dokumentation an der DIN-Norm auszurichten. Handbuchkapitel, Verfahrensanweisungen etc. Auch Dokumente
Das hat den Charme, dass sofort erkennbar ist, ob und wie das Normkapitel abgedeckt wurde.
Z.B. Funktionsbeschreibung Geschäftsleiter (Formular?) dem Bereich Ressourcen / Personal 7.1.2
Und auch den weiteren Vorteil, dass im Falle einer weiteren Zertifizierung, die sich ebenfalls an der Struktur orientiert, sofort erkennbar ist, ob der Bereich schon abgedeckt wurde.

Nur mal als Anregung.
Gruss
Stan

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26 Feb 2021 12:43 #30939 von Wallner
Wallner antwortete auf Dokumente benennen

Stan schrieb: Hallo,

insgesamt besteht auch grundsätzlich die Möglichkeit, die Bezeichnung der gesamten QM-Dokumentation an der DIN-Norm auszurichten. Handbuchkapitel, Verfahrensanweisungen etc. Auch Dokumente
Das hat den Charme, dass sofort erkennbar ist, ob und wie das Normkapitel abgedeckt wurde.
Z.B. Funktionsbeschreibung Geschäftsleiter (Formular?) dem Bereich Ressourcen / Personal 7.1.2
Und auch den weiteren Vorteil, dass im Falle einer weiteren Zertifizierung, die sich ebenfalls an der Struktur orientiert, sofort erkennbar ist, ob der Bereich schon abgedeckt wurde.

Nur mal als Anregung.
Gruss
Stan


Das finde ich schwierig, sobald eine zweite Zertifizierung dazu kommt. Dann stehen in den Dokumenten Kapitel, bei denen keiner weiß zu welcher Norm sie gehören. Und manche Kapitel sind in verschiedenen Dokumenten und umgekehrt. Deshalb ist das nur Sinnvoll, wenn man wirklich nur eine Norm erfüllt und auch nicht vor hat andere zu erfüllen.

Ich würde eher eine Tabelle empfehlen, in der die Kapitel aufgelistet sind und ein Verweis/Link auf das betreffende Dokument. Die Tabelle kann dann um jede weitere Norm erweitert werden und ist übersichtlich.

Letztendlich gilt aber natürlich immer: Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen sich zurecht finden, je nach Philosophie kann da also frei gestaltet werden :)

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26 Feb 2021 13:09 #30940 von RottiMona
RottiMona antwortete auf Dokumente benennen
Dankeschön LG Rottimona

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26 Feb 2021 13:09 #30941 von RottiMona
RottiMona antwortete auf Dokumente benennen
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26 Feb 2021 13:11 #30942 von RottiMona
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LG RottiMona

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