file Frage Dokumentenlenkung "anderer" Abteilungen im QMS

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06 Nov 2020 12:58 #30554 von Qualitea
Hallo liebes Forum,
Unser Unternehmen strebt ein QM System mit Zertifizierung nach ISO 13485 an und der Prozess, der mir am meisten Kopfschmerzen bereitet ist leider die QMseitige Dokumentation selbst.

Wir haben kein DMS in dem Sinne, alle unsere Dokumente liegen auf dem Server, in Unterordnern pro Abteilung. Die QM Abteilung führt eine Excel-Liste, in der alle (QM-relevanten) Dokumente aufgezählt werden. Leider ist das Führen dieser Liste sehr zeitaufwendig und bringt nach meinem Gefühl sehr wenig Mehrwert, außerdem gibt es zwischen mir und meinem Kollegen viele Unstimmigkeiten bei der Frage was "relevante" Dokumente sind.

Wir haben zb den Vertrieb als ein Kernprozess definiert, und gerade sitzen wir daran den Prozess der Kundenakquise zu dokumentieren. Nun zeigte der Vertriebsmitarbeiter mir mal die dazugehörigen Dokumente, und ich sitz da nun vor einem Ordner mit lockerflockig 400 Dokumenten - Flyer, Infomaterial, Powerpointpräsentationen, Q&As... Zum Teil nutzt der Vertrieb da auch Dokumente, die wir schon an anderer Stelle hinterlegt haben (zb wissenschaftliche Publikationen, die wir in der Produktbeschreibung schon haben, nutzt der Vertrieb eben auch und hat sie daher im eigenen Ordner auch abgelegt).
Wenn wir Kundenakquise als Teil eines Kernprozesses sehen, und diese Dokumente werden zur Kundenakquise genutzt - dann gehören sie laut unseren eigenen Angaben streng genommen in diese Excel Liste.

Irgendwie kann ich mir aber nicht vorstellen dass es im Sinne der ISO ist, dass man als Mitarbeiter wochen- und monatelang daran sitzt irgendwelche PDF-Dokumente in eine Excelliste einzuhacken. Der Kollege sagt - doch, muss so.

Da wollte ich nun eure Expertise erfragen. Ist es wirklich im Sinne der Dokumentenlenkung notwendig, dass ich in dieser Excelliste ALLE diese Dokumente führe? Ist ein dynamisches Vorgehen, dass man zb in der Prozessbeschreibung einfach sagt, in welchem Ordner auf dem Server die Unterlagen sind, möglich? Oder ist der schlichte Verweis auf einen Ordner auf dem Server, ohne explizite namentliche Nennung der dort liegenden Dokumente, kritisch?

Ich würde mich freuen wenn ihr mir eure Einschätzung dazu geben könntet, und vll erklären könnt wie ihr sowas bei euch regelt.

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07 Nov 2020 10:18 #30555 von QM
Hallo ,
bei der Menge an Dokumenten macht ein DMS-System schon Sinn.

Die Norm sagt nichts darüber, wie Du das organisieren must.
Ich würde eine Vorabsortierung und Klassifizierung vornehmen
und dann via Batch die Daten (Dokumente) eingelesen.

Auch ein Zentralordner für neue Dokumente macht Sinn und Du solltest
zuvor die Verantwortlichkeiten regeln.
Das sollte nie eine "one man show " sein.

Habe selbst so ein System eingeführt und nur gute Erfahrungen damit gemacht.
Beispiel : ELO oder ROXTRA usw.

Ich wünsche Dir viel Erfolg für deine weiteren Schritte.

LG
Olli
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09 Nov 2020 08:28 #30556 von Scherrer
Wenn Menschen eine Information, welche in einem IT-System A (hier Datei-Server) in ein IT-System B (hier Excel-Datei) übertragen, läuft in meinen Augen etwas schief.

Die Zeiten in denen Anwender von Microsoft (Excel) Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) auf einem Dateiserver ablegen sollte nun vorbei sein. Microsoft bietet schon seit Jahren eine bessere Dokumentenablage - SharePoint (gibt`s Online in der Cloud oder eben auch zu selber installieren).

Die Informationen, die über die Dokumente in der Excel-Liste gepflegt werden, werden in SharePoint in einer Dokumentenbibliothek in zusätzlichen Spalten gepflegt und weitere Funktionen wie Versionshistorie, Workflows, etc. gibt´s oben drauf.

Und noch ein zusätzlicher Hinweis: dieses Microsoft SharePoint lässt sich auch prima für die weiteren Anforderungen an ein QM-System verwenden, siehe Qualitätsmanagementsystem mit SharePoint

Beste Grüße
Dennis Scherrer

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