file Frage Dokumentenlenkung

Mehr
12 Feb 2020 13:02 #29786 von ef2411
Dokumentenlenkung wurde erstellt von ef2411
Hallo zusammen,

ich habe eine kurze Frage zum Thema Dokumentenlenkung.
Aktuell werden Dokumente bei uns über ein einfache Ordnerstruktur mit Scheib-und Leserechten gelenkt.
Das klappt auch soweit ganz gut.

Nun zur Frage:

Alle unserer Dokumente haben in der Kopfzeile eine eindeutige Bezeichnung.
In der Fußzeile wird die Dokumentennummer mit Revisionsstand und gültig ab eingefügt.

Muss auf diesem Dokument vermerkt sein wird für das Dokument Verantwortlich ist oder reicht es aus diese Verantwortlichkeit in einer separaten Übersicht darzustellen?

Auch werden bei uns Änderungen nicht auf dem Dokument vermerkt sondern in einer Übersicht.
Das aktuelle Dokument befindet sich im Laufwerk für den Zugriff. Die älteren Stände in PDF-Format in einem Archivordner mit stark eingeschränkten zugangsrechten.

Wäre diese Methode eurer Meinung nach i,O.?

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
12 Feb 2020 15:03 #29788 von the Raccoon
the Raccoon antwortete auf Dokumentenlenkung
Ein Dokument sollte:
einen Titel haben
einen Ersteller ausweisen
ein Austellungs- / Gültigkeitsdatum haben
den Versionen Index zeigen

und eine Form (Papier oder Datei) haben die Ihr verwenden könnt.

alles andere kannst Du halten wie Du magst.
Du musst es halt SO in der Anweisung beschreiben, schulen und nachweisen das es geschult wurde.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
17 Feb 2020 10:50 #29804 von QMSpezi
QMSpezi antwortete auf Dokumentenlenkung
Hallo!

Es muss im Dokument nicht zwingend ein Ersteller oder Verantwortlicher genannt sein. Das kann man handhaben, wie man möchte, es muss nur nachvollziehbar und nachverfolgbar sein. Bei uns als klitzekleinem Unternehmen und mir als einziger Person, die an den Dokumenten was ändert oder neue schreibt (mit Freigabe durch GF natürlich) reicht ein Hinweis darauf in unserem Handbuch, dass das eben nur durch mich und Freigabe durch GF geschieht.

Selten wird irgendwo in einer Norm genau gesagt, wie Du etwas umsetzen sollst. Es muss nur gemacht werden, wie ist jedem überlassen. Man muss es nur dem Auditor gegenüber erklären und vertreten können.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
25 Feb 2020 08:48 #29857 von SQMTom
SQMTom antwortete auf Dokumentenlenkung
Wenn Du eindeutige Referenzen zu Deinen genannten Listen schaffen kannst ist dies aus formaler Sicht mehr als ausreichend.
Die Frage stellt sie eher ob dies in der Praxis ideal ist. Wenn Du die Änderungen in einer separaten Liste führst sieht der Leser der Dokumente auf den ersten Blick nicht was sich geändert hat. Aber gerade das ist bei einer Änderung interessant. Dazu kommt, dass Du zusätzliche Dokumente (Listen) bei jeder Änderung anpacken musst.

Grüße
Tom

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
25 Feb 2020 11:35 #29858 von QMSpezi
QMSpezi antwortete auf Dokumentenlenkung
In unseren Dokumenten ist die Änderung nicht auf den ersten Blick erkennbar, was ich aber auch nicht für nötig halte. Wichtig ist, dass immer die aktuelle Version befolgt wird. Wer wissen will, was sich verändert hat, kann die älteren Versionen im Archiv ansehen und vergleichen.
Bisher (immerhin schon 6 Jahre) war das für jeden Auditor (einschließlich Prüfer der DAkkS) ausreichend, weil ich die Gründe dafür erklären und vertreten kann.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.