file Frage Sorgen mit meiner QM-Dokumentation

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15 Jan 2020 16:53 #29646 von Sonnenblumenoil
Sorgen mit meiner QM-Dokumentation wurde erstellt von Sonnenblumenoil
Seit einem halben Jahr stehe ich als QMB für die QMS in einem produzierenden Gewerbe in der Verantwortung.
Wir haben das Problem während des internen Audits schnell unsere Dokumente zu finden.
In der Fertigung befinden sich veraltete Dokumente ohne Revisionsstand und es gibt mehre Dokumente zum gleichem Thema was uns in die Verwirrung bring.
Die Mitarbeiter finden oft ihre Dokumente während des Audits nicht.
Die Abteilungsleiter pflegen ihre Dokumente nicht. Der Informationsfluss zwischen Abteilungen ist gestört.
Ich suche dringend nach einer Lösung.

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16 Jan 2020 08:45 #29648 von o242o
o242o antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Guten Morgen,

Du hast bereits die Probleme identifiziert.
Schreib sie zusammen, gib greifbare Kennzahlen dazu, die Deiner Geschäftsführung das Problem kurz und knackig darlegen.
Wird hart, aber Deine Ausbildung zum QMB sollte Dich ja genau dazu befähigt haben...
Versammel die Abteilungsleitung+GF und beginne das Gelernte umzusetzen.

Solltest Du keine QMB-Ausbildung haben, bitte Deinen Chef um Unterstützung durch einen Berater.

Ich drücke Dir die Daumen und stehe bei Fragen gern per PM zur Verfügung.

Viele Grüße,
Christian
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16 Jan 2020 08:47 - 16 Jan 2020 08:48 #29649 von QMLEK87
QMLEK87 antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Hallo Sonnenblumenoil,

habt ihr ein DM-System im Einsatz?

Über ein DM-System könntest du viele Punkte deines Problems als nichtig ansehen.
- Revisionstand und der Freigabeprozess über das DMS
- im DMS sind nur die aktuellsten und freigegebene Dokumente
- im DMS können meistens Dokumente gesucht werden und sind so mit auffindbar
- meistens kann man einem Intervall eingeben, nach welche die Dokumente wieder überprüfen werden bzw. Überarbeitet werden müssen
Letzte Änderung: 16 Jan 2020 08:48 von QMLEK87. Begründung: Rechtschreibfehler

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16 Jan 2020 08:50 #29650 von the Raccoon
the Raccoon antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Jetzt weiss ich warum Du der NEUE QMB bist. ;-)

Also der Reihe nach:
"In der Fertigung befinden sich veraltete Dokumente ohne Revisionsstand"
Lösung: Einsammeln und vernichten.

"Die Mitarbeiter finden oft ihre Dokumente während des Audits nicht."
Lösung: Platz für die Ordner (oder einen PC Terminal) finden und Mitarbeiter schulen.

"Die Abteilungsleiter pflegen ihre Dokumente nicht."
Lösung: Das ist eine Abweichung im internen Audit. Meldung im Auditbericht an GF.
Definieren der Abstellmaßnahmen mit Kotrolltemin. Den muss die GF ja freigeben.
-Das disziplinieren von Abteilungsleitern ist nicht Aufgabe des QMB sondern die der "Obersten Leitung"-

"Der Informationsfluss zwischen Abteilungen ist gestört"
Lösung: Schnittstellenanalyse über die Informationswege (input-output) zwischen den Prozessen als Teamveranstaltung planen und durchführen.
QMB sollte moderieren.
Danach Festlegung der Abläufe zum Informationsaustausch als VA beschreiben.
Thema im Auditplan aufnehmen und nachhaltigkeit kontrollieren.
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16 Jan 2020 15:24 #29664 von Sonnenblumenoil
Sonnenblumenoil antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Wir haben kein DM- System. Zurzeit wir QMS manuell bearbeitet. Darf ich etwas mehr darüber bekommen. Wo bekommt man so ein System? Besteht ein Schulungsbedarf bei diesem System. Ist es ein enger MA-Kreis der befähigt ist mit dem System zu arbeiten? Mit welchem Budget liegt man beim Kauf dieses DM- Systems?

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17 Jan 2020 06:29 #29665 von Herr Vorragend
Herr Vorragend antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Moinsen,

kannst auch folgendes machen:

1. ungelenkte Dokumente einsammeln und aus dem Umlauf bringen
2. gelenkte Dokumente aus diesen machen
3. Netzwerklaufwerk mit Leseberchtigung für komplettes Unternehmen eröffnen
4. die als aktuell gültige Revision deines gelenkten Dokuments per Mail an alle Prozessowner / Abteilungsfürsten verteilen und auf dem Netzwerklaufwerk speichern
5. Änderungen der Revisionen per Mail verteilen und auf dem Laufwerk ablegen

So hat jeder im Unternehmen (selbst der Praktikant über den PC des Mitarbeiters) Zugriff auf die aktuellste Revision.

Lieben Gruß
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20 Jan 2020 08:23 #29669 von Mrs. Qualypenny
Mrs. Qualypenny antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Guten Morgen,
in Ermangelung eines DMS habe ich ebenfalls alles in einem Bereich auf dem Server. Zugriff gibt es über eine Dokumentenliste mit Hyperlinks zu den einzelnen Dokumenten.
Ist einfach zu bedienen und wird gut angenommen.
Herzliche Grüße
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20 Jan 2020 17:41 #29682 von Wintzer
Wintzer antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Hallo Sonnenblumenoil,

vielleicht hilft Dir die beiliegende Abhandlung weiter.

MfG
Peter Wintzer

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22 Jan 2020 15:14 #29704 von Sonntag
Sonntag antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Guten Tag,

wenn Ihr Unternehmen Mikrosoft Kunde ist, können Sie eine kostenfreie abgespeckte Version von SharePoint als Dokumentenmanagement System nutzen.

Mit freundlichen Grüßen
Sonntag
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27 Jan 2020 16:35 #29721 von Sonnenblumenoil
Sonnenblumenoil antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Vielen Dank !!!

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27 Jan 2020 23:43 #29722 von Texprolven
Texprolven antwortete auf Sorgen mit meiner QM-Dokumentation
Hallo,

interessantes Thema!
Ob ein DMS die nachhaltige Lösung ist?

Es scheint ja so zu sein, dass die Dokumente nicht wirklich gebraucht werden, um den Prozess abzuwickeln.

Ich rate zur Vorsicht, wenn es um die Einführung und den Einsatz von DMS geht.
Letztendlich müssen diese Systeme auch eingeführt, geschult und beherrscht werden.

Ein guter Ansatz kann sein, diejenigen Systeme zu nutzen, die von entsprechenden Prozessinhabern sowieso genutzt werden.
Das wird die Wahrscheinlichkeit ungemein erhöhen, dass entsprechende Dokumentationen (aber hier nur die wirklich notwendigen) tatsächlich im Tagesgeschäft eine Rolle spielen.

Wie ist denn dein Stand momentan?
Schon eine Lösung gefunden?

Gruß,
Janina

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06 Feb 2020 11:53 #29762 von MSQF
Einen schönen Tag zusammen, alle beschriebenen Probleme können Sie über Softwarenutzung MSQF lösen und so werden Sie die Zertifizierungen aus dem Stand bestehen. Es ist die beste und sinnvollste Möglichkeit, das bisherige QM-System lebendig und effizient zu gestalten.
Sie haben die Umsetzung der interaktiven grafischen Präsentation von
Kennzahlen mittels MSQF.
Die Kennzahlen aus allen Bereichen erfassen bzw. automatisch übernehmen.
Die Durchführung aller internen Audits mittels MSQF.
Standortübergreifend weltweiter Einsatz einheitlicher Dokumente – mehrsprachig sichergestellt.
Die Realisierung der Produktionslenkungspläne mittels MSQF
Emailgruppen aus Outlook können verwendet werden
Einfache und übersichtliche Menüs
Automatisierte Benachrichtigung bei Veränderungen per Email
Die Schulung der bis zu 15 Personen erfolgt an einem Tag
Sie erhalten natürlich auch Zukunftssicherheit durch den Abschluss eines Softwarepflegevertrages.

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