file Frage Dokumentlenkung bei Exceltool

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16 Dez 2019 09:20 - 16 Dez 2019 09:22 #29575 von Jenstanne
Dokumentlenkung bei Exceltool wurde erstellt von Jenstanne
Hallo Community,

eine Frage an Experten der Dokumentenlenkung.
Im Rahmen der Digitalisierung unseres QM-Systems möchte ich ein Prüfprotokoll umgestellen. IST: Word-Dokument wird ausgedruckt und am Prüfplatz ausgefüllt, SOLL: Exceldokument wird direkt am Rechner ausgefüllt. Unser QMB blockiert das Thema leider etwas, er möchte für das Exceldokument mehrere Nummern, da ja das Prüfprotokoll aus mehreren Tabellenblättern für verschiedene Anlagen besteht. Kann ich für das Tool nicht einen Dokuemntennummer vergeben?

Was sagt Ihr???

BG Jens
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Letzte Änderung: 16 Dez 2019 09:22 von Jenstanne.

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16 Dez 2019 10:51 - 16 Dez 2019 10:54 #29576 von Statler
Statler antwortete auf Dokumentlenkung bei Exceltool
Hallo Jens,
ich würde bei deiner Frage zwei Dinge berücksichtigen:
1. Gibt es spezielle Normforderungen dazu. Die Antwort lautet: "Nein". So spezifisch wird es in der Norm nicht - ihr könnt also eigenständig bestimmen, wie es letztlich aussehen / geregelt sollte.
2. Warum gibt es eine Dokumentkennung und Revisionierung? Damit soll doch letztendlich verhindert werden, dass jeder selber Dokumente kreiert und es soll verhindert werden, dass Dokumente in einer alten Version im Umlauf sind, die längst überarbeitet wurden. Durch die Dokumentenkennung und Revsionierung kann man dann jederzeit erkennen, was aktuelle und freigegeben ist.
Speziell auf Deine Frage - glaube ich (ohne die Hintergründe genau zu kennen), dass der QMB berechtigte Zweifel haben dürfte ob klar erkennbar ist, welches Tabellenblatt wann wie von wem geändert wurde und damit neu revisioniert werden müsste.
Ein Lösungsvorschlag wäre von meiner Seite, ein (Passwort- / schreibgeschütztes) Sheet in der Excel_Arbeitsmappe einzuführen in dem alle anderen Sheets mit Kennung, Revision und Freigabedatum aufgelistet sind. Das hätte den Vorteil, dass jedes Blatt eindeutig bezüglich der Freigabe und Aktualität erkennbar ist.
So könnte man mit einer Excel Arbeitsmappe arbeiten und hätte trotzdem alles mehr oder weniger separat gekennzeichnet.
Gruß
Thomas
Letzte Änderung: 16 Dez 2019 10:54 von Statler.

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16 Dez 2019 19:28 #29580 von the Raccoon
the Raccoon antwortete auf Dokumentlenkung bei Exceltool
Sei mir nicht böse aber ich denke das Excel als Tool zur Dokumentenlenkung/ Verwaltung nichts taugt. Nicht einmal als Sammeleingabe für Daten hat sich das bewährt.
MS Office taugt nicht wirklich zum sicheren vernetzten arbeiten. Entweder man hat ein QMS System aus einem Guss oder es wird mehr oder weniger gefrickelt.
Weil bald Weihnachten ist ;-)
Erster Wunsch: Dokumente müssen eindeutig sein und sollen nur einmal vorhanden sein.
Zweiter Wunsch: Der User soll es einfach haben Werte einzutragen.
Dritter Wunsch: Die Protokolle müssen einfach Prüfbar sein.
Vierter Wunsch: Die Dokumente sollen sicher abgelegt werden.
Fünfter Wunsch: Das ganze soll easy zu pflegen sein und wenig Admin Aufwand bedeuten.
Sechster Wunsch: Das ganze soll auch Mobil sein.
Schau Dir einmal Fluix an.
Ist ne Software für den Worlflow von pdf Dokumenten.
Du erstellst ein PDF fähiges Formular. (in Fluix oder besser mit Acrobat) stellst es in Fluix in Vorlagen.
User macht das auf (PC oder Ipad oder IOS Handy App) und füllt das aus.) incl. digitaler Unterschrift)
Der drückt nur auf den Knopf -Subbmit- (Ziel steht fest)
Die Software vergibt (gemäß einstellbarer Namensvorgabe) den Dateinamen.
QS holt sich das aus der Cloud und gibt frei.(oder sendet retour wenn was nicht OK ist.
QS drückt auf Knopf und das Teil ist realeased und unveränderbar abgelegt.

Läuft jetzt seit 2 Jahren bei uns. Ist wirklich einfach zu administrieren und ist eigentlich Dummi- Tauglich. ;-)
Ich denke so geht Prüfprotokoll 4.0 heute.
Es braucht auch nur einer Adobe Acrobat und für die anderen sind kleine Gebühren fällig die sich aber sicher rechnen.

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16 Dez 2019 19:35 #29581 von Statler
Statler antwortete auf Dokumentlenkung bei Exceltool
Ja, sehe ich genau so - nur war das gar nicht die Frage. Das ist das furchtbare an Forenantworten. Man fragt nach A oder B und bekommt als Antwort“ alles Quatsch, mach C“.

In einem Unternehmen in dem zwiachen6Word und Excel diskutiert wird, steht ein QMS oft gar nicht zur Disskussion, weil viel größere Investition, Einführungsarbeit und Ressourcenbedarf. Natürlich ist das besser aber wie schon gesagt, das war doch nicht die Frage...

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16 Dez 2019 20:45 #29583 von the Raccoon
the Raccoon antwortete auf Dokumentlenkung bei Exceltool
Schade das Du nicht vorher gelesen hast was ich geschrieben habe. Nix QMS.
Ich spreche davon 40€ im Monat anzulegen und alles in pdf und in der Cloud zu machen.
Das ist bestimmt keine große Investition.
Einarbeitung dauert bestimmt 2 Tage und die Ressource QS scheint ja eh unterbeschäftigt zu sein.
Diese Fragen tauchen deshalb so oft auf weil eben alle versuchen das alles in Office zu machen.

Diese Menge an Blindleistung wird nicht belohnt und führt zu genau dem Frust in der Belegschaft dem wir alle in Audits begegnen. QS = Papier und Kompliziert.

Die Antworten im Forum sollen nicht gefallen, sondern auch helfen einmal weiter zu denken.

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17 Dez 2019 05:59 #29584 von jkm
jkm antwortete auf Dokumentlenkung bei Exceltool
Hallo Jenstanne,

ein einfaches und klares JA, du kannst für das Excel-Tool nur eine Nummer vergeben!

mfg JKM

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