question-circle Frage Dokumentenlenkung - keine Namen auf Dokumenten

Mehr
08 Nov 2019 09:32 #29341 von dasi
Hallo ihr lieben,


habe eine frage bezüglich Dokumentenlenkung. Wir sind ein mittelständisches Unternehmen und nach ISO 9001 zertifiziert. Für Dokumentenlenkung haben wir kein eigenes Tool, die Freigabe läuft per Mail (vier Augen Prinzip).

Spricht was dagegen, wenn auf den Arbeitsanweisungen selber keine Namen der Personen stehen, sondern nur die Rollen ?
Bsp: Freigegeben durch Qualitätsleiter. In der Freigabe E-Mail wäre dann auch die Person ersichtlich.

Nämlich wir sind allzu oft damit beschäftigt die Dokumente anzupassen nur weil jemand den Bereich gewechselt hat, oder gegangen ist.
Muss ich da noch etwas beachten, da wir ja kein Tool mit Änderungshistorie haben wo es eindeutig wäre wer was gemacht hat.

Vielen Dank für euer Feedback!

Schöne Grüße
dasi

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Nov 2019 12:48 #29344 von the Raccoon
Also der Reihe nach.
Ihr braucht kein Tool für die Dokumentenlenkung sondern eine beschriebene Methode.
Ein Dokument soll zeigen wer es erstellt hat, wer es geprüft hat, wer es freigegeben hat und vor allem wann.
Das können Nahmen, Kürzel oder Zahlen sein, Hauptsache es ist so wie in eurer Methode beschrieben.
Beispiel: Produktionsleiter will neuen Prozessschritt als AA haben.
QS Mitarbeiter erstellt nach Skizze von Produktionsleiter eine AA mit Vorlage.(unterzeichnet)
(QS sind die einzigen die schreiben können) ;-)
Produktionsleiter prüft den Entwurf.(unterzeichnet)
QM Leiter prüft die AA auf Normenkonformität und gibt frei..(unterzeichnet)
QS scannt das Teil mit den Unterschriften und stellt das ins System (oder eben in die Ordner)

Mir ist nicht klar warum Ihr die Dokumente ändern wollt weil jemand gegangen ist.
Zu dem Zeitpunkt der Freigabe war es so also muss es auch so bleiben.
Nur wenn eine neue Version Notwendig wird dann kommen neune Namen drunter.
Warum habt ihr keine Änderungshistorie im Dokument? Sind doch nur ein paar Zeilen. z.B.
Index A - erstellt
Index B - Änderung Abschnitt 2.2 durch XY
Index C - Änderung Firmenlogo

the Raccoon

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Nov 2019 14:02 - 08 Nov 2019 14:03 #29346 von dasi
Erstmal Danke für das Feedback!

Also, wir haben schon beschrieben wie unser Dokumentenmanagement aussehen soll, und das die Version, wann es geändert wurde etc. ersichtlich sein muss ist auch klar. Auch eine Änderungshistorie haben wir im Dokument.

Die Sache ist folgende, wir haben alles Digital, heist es gibt keine Unterschriften und wir scannen nichts ein.
Der Ablauf ist, jemand schreibt das Dokument, leitete es an seinen Chef per Mail weiter, er schreibt i.O.und schickt es weiter an den Prozess Owner. Dieser schreibt auch in der E-mail genehmigt und leitet es an QM. QM prüft formell ob alles ok ist und veröffentlicht das Dokument.
Im Dokument sind dann die Namen dieser 3 Personen. Und als Nachweis der Freigabe die E-Mail.
Geht morgen der Prozess Owner in eine andere Abteilung ist er nimmer der Prozess Owner dieses Prozesse und wir müssen alles ändern.

Deswegen war die Überlegung, ob man anstatt dieser Namen - einfach reinschreibt
Erstellt: Fertigung
Geprüft: gruppenleiter Fertigung
Genehmigt(PO): Fertigungleiter
Letzte Änderung: 08 Nov 2019 14:03 von dasi.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Nov 2019 14:45 #29347 von o242o
Hallo Dasi,
ich glaub der Denkfehler ist, dass Du die Dokumente an Personen ausrichtest.
So lange nicht im Dokument steht "Die Teile sind in der QS durch Herrn/Frau soundso zu prüfen", spielt es doch keine Rolle, wer dieses Dokument namentlich erstellt, oder unterzeichnet.

Nur weil der Ersteller inzwischen zum Genehmiger aufgestiegen ist, ist das Dokument doch trotzdem am xx.xx.2019 gültig erklärt worden.

Lasst das Dokument bis zur Abänderung, oder einem vorher festgelegten Intervall aktiv.
Sollte der Auditor das nicht für sinnvoll empfinden, wird er das bestimmt erklären...

Schönes Wochenende Dir,
Christian

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Nov 2019 14:59 #29348 von dasi
Hallo Christian,

na ja, wenn die Stelle neu besetzt ist dann habe ich einen neuen Prozessverantwortlichen.
Wenn der Einkaufsleiter morgen Produktionsleiter ist, wird er nicht mehr als Prozess Owner des Einkaufsprozesses stehen wollen.

Oder, wenn jemand das Unternehmen verlässt, ist er so weiterhin als Prozess Owner gennant. Und wenn sich am Prozess selber nichts ändert, dann steht er da weitere 3 Jahre noch.

Das es kein Sinn macht jedes mal nur deswegen die zu aktualisieren ist mir schon klar, deswegen auch meine Frage mit der Möglichkeit nur die Rollen anzugeben.


Schöne Grüße
dasi

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Nov 2019 15:06 #29349 von o242o
Hallo dasi,
die einfachste Antwort ist wohl, mach es genau so ;).
Benenn nur die Stelle nicht den Inhaber.
Machen wir auch so.

Viele Grüße,
Christian

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Nov 2019 15:29 #29350 von dasi
Das wollte ich hören ;) Danke!

Schönes Wochenende
dasi

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
11 Nov 2019 14:49 #29353 von simplicity
Hallo dasi,

falls es dir noch weiterhilft: Ich habe das in der Vergangenheit immer so gehandhabt, dass auf dem Dokument insgesamt vier Felder dafür verwendet wurden.

Der Prozessverantwortliche ist immer als Funktion / Rolle aufgeführt, weil der Prozess bzw. das Dokument an sich ja nicht an einen bestimmten Mitarbeiter sondern an die Funktion bzw. Rolle gebunden ist.

Als Ersteller, Prüfer und Freigeber hingegen stehen dort konkrete Namen (von den Personen, die zum Zeitpunkt jeweils ihr "ok" gegeben haben).

Weil als Prozessverantwortlicher die Funktion / Rolle aufgeführt ist, wird man sich bei einer weiteren Änderung immer an den aktuellen Inhaber dieser Funktion / Rolle wenden müssen. So bist du unabhängig bei personellen Wechseln.

Wie meine Vorredner schon sagten, ist die Methode egal, solange du sie beschreibst. In der Praxis hat sich die von mir genannte Vorgehensweise aber bewährt und es gab seitens der Auditoren nie etwas auszusetzen. ;)

Viele Grüße
simplicity

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
12 Nov 2019 13:21 - 12 Nov 2019 13:22 #29356 von dasi
Danke simplicity, das wäre auch ein Ansatz der durchaus bei uns denkbar wäre.

Schöne Grüße,
dasi
Letzte Änderung: 12 Nov 2019 13:22 von dasi.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.