compress Zusammengeführt Management Review Zyklus nicht jährlich?

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22 Aug 2019 11:07 - 22 Aug 2019 11:14 #29082 von tamtom
Management Review Zyklus nicht jährlich? wurde erstellt von tamtom
Hallo,

der Aufwand den ich, als QMB für das Management Review treibe, die Unwilligkeit meiner Prozesseigner plus eines verwöhnten Auditors, der gerne seine Punkte der ISO 13485 ohne Suchen finden möchte. Hat mich dazu gebracht unseren dezeitigen Prozess zu überdenken,

Mich stört es schon lange, dass dieses Review als Ballast zu vielen regelmäßigen Meetings stattfinden muss. Es gibt ein paar Aspekte die Gefallen mir, so fasse ich immer die Sicht des QMB auf System etc. zusammen und das Nachdenken über Chancen und Risiken war im letzten Jahr ein recht spannender Prozess mit den Prozesseignern, aber Vieles ist absolutes Widerkäuen der Ergebnisse aus Monthly Reviews, Update der Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung, großer Projekte die laufen, etc.

Hier nun mein Gedanke und die Frage ans Forum, ob ihr das für Realisitisch haltet bei Auditoren umzusetzten;

Im Prinzip möchte ich wie bei Audits vorgehen:
Alle 3 Jahre volles Management Review mit allen Punkten (da wir ISO 13485 sind, ist eine Auswahl der Relevanz nicht erlaubt)
Jährlich ein Update, was gab es für Änderungen, gab es was Entscheidendes, laufen die Maßnahmen wie geplant. Meinetwegen noch die Audits, da wir deren Ergebnisse sonst nie kumuliert erfassen.
Ich meine muss ich mir echt jedes Jahr die Frage stellen, ob die Politik noch angemessen ist? Und ob neue Interessierte Parteien dazu gekommen sind?
Das kann ich "locker" in meine Anweisung packen.
Damit habe ich geplante Abstände definiert, mein Auditor hat jedes Jahr was zu gucken und zu kommentieren, aber nicht alle haben das Gefühlt, warum reden wir jetzt nochmal darüber? (Wir sind im Budgetprozess, glaubt mir es reden gerade alle über Resoucren, Projekte, Anschaffungen, Ziele und Kennzahlen)


Gruß

TamTom

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Letzte Änderung: 22 Aug 2019 11:14 von tamtom. Begründung: Fehlerteugel die Erste

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22 Aug 2019 13:42 #29083 von Wintzer
Hallo tamtom,

zunächst sagt auch ISO 13485 unter Abschnitt 5.6.1 Absatz 1 nur aus, dass die Bewertung "in geplanten Abständen" zu erfolgen hat, andere Systemnormen sehen das auch so vor. Das könnte auch ein 3-jähriger Rhythmus sein. Allerdings habe ich in meiner bisherigen Laufbahn (über 35 Jahre) nicht einmal erlebt, dass sich ein Auditor damit zufrieden gibt. Hier wurde schon die Forderung nach einer jährlichen Bewertung gestellt.

Allerdings heißt das nicht, dass einmal im Jahr (z.B. im 1. Quartal des Folgejahres) alle Bewertungskriterien auch bewertet werden müssen. Das kann sehr wohl im Jahresverlauf z.B. im Rahmen von Bereichs- oder Abteilungsbesprechungen erfolgen. Es muss nur entsprechend transparent sein.

Ein Beispiel zum Vorgehen kann dem Anhang entnommen werden.

MfG
Peter Wintzer

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22 Aug 2019 14:26 #29084 von tamtom
Hallo,

darf ich das so übesetzten, das wenn ich in einer Matrix nachweise, dass alle Punkte der Norme(n) regelmäßig dargestellt und bewertet werden. keine was gegen ne Kurzfassung haben kann?

Wobei ich mit meinem einen sehr streitbaren Auditor gerne mal in die Runde gehen würde, wie er mir die notwendigkeit der jährlichen Prüfung aller Inputs als Abweichung begründen will.

Den überall in der Norm (und in anderen Normen) ist "angemessen" in der Regel das was das Unternehmen festlegt und von Kunden akzeptiert wird. Die Zertifizierungsgesellschaft müsste mir ja nachweisen, das die Angemessenheit nicht gegeben ist. Aber dafür müsste ich ein wesentliches Thema vergessen? Wenn ich das tue, dann auch im vollständigen Review, das Problem habe ich immer.
Und Aussagen "das finde ich aber nicht schön" oder "das wünsche ich mir anders" oder mein Lieblung: "das will ich so nicht". Lassen mich da ziemlich unberührt.

Gruß

TamTom

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22 Aug 2019 15:08 #29085 von Wintzer
Hallo tamtom,

ob das eine Matrix, ein Besprechungsprotokoll oder sonst ein Dokument ist, spielt keine Rolle. Es muss lediglich ein Nachweis vorliegen darüber:
- was bewertet wurde,
- wann bewertet wurde und für welchen Zeitraum,
- wer bewertet hat,
- was das Ergebnis der Bewertung ist und
- welche Konsequenz aus dem Bewertungsergebnis gezogen wurde.

Konsequenz heißt
- kein Handlungsbedarf "weil" oder
- eine oder mehrere kurz- oder langfristig angelegte Maßnahme(n).

MfG
Peter Wintzer

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19 Sep 2019 11:19 #29188 von Scherrer
Hallo,

nach 9001 sind es einige Punkte im Mgmt.-Review-Prozess.

Diese Punkte nicht als gesamtes Arbeitspaket oder einen Vorgang zu betrachten finde ich persönlich gut.

Dabei sind Punkte, die - ich persönlich - häufiger als 1x jährlich betrachte: bspw. Kundenfeedback und Performance. Die Kontextanalyse dagegen lässt sich schon etwas seltener durchführen.

Ich denke man sollte dabei nie vergessen, das es um die Erfüllung eines Mindeststandards/Norm geht. Selbst wenn die Kontextanalyse jährlich durchgeführt wird, hat ein Mitbewerber der ein wichtiges externes Thema beachtet, mitunter mehr als 1 Jahr Vorsprung.

Mich würde hier vielmehr interessieren mit welchen Methoden in Unternehmen bspw. die Themen einer Organisation bestimmt werden. Freue mich über alle Beispiele.

Gruß Dennis Scherrer

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19 Sep 2019 15:41 #29191 von tamtom
Hallo,

erstmal Danke an Peter, diesen Leitfaden hatte ich bereits gefunden, aber er behandelt das Thema auch, als ob es nicht ganz viele andere Kontrollmechanismen in einem Unternehmen gibt. Auditoren tun so, als ob ein Geschäftsführer eines Unternehmens, das regelmäßigen Prüfungen durch, Inhaber, Wirtschaftsprüfer und Zoll unterworfen ist, nur dank der Management Bewertung wissen was in ihrem Unternehmen passiert.

Aber ich gebe zu, um die Matrix die Peter unten genannt hat zu füllen, bin gescheitert, nicht alle Punkte zu betrachten.
Mein Review sieht jetzt so aus, das es eine Excel-Tabelle mit mehreren Reitern ist, alle Inputs der Normen (schön in ISO9001 und ISO 13485 getrennt, damit sich mein Auditor nicht bemühen muss) in einer Tabelle, mit Bewertung (Einfach Rot, Gelb Grün), kurzer Begründung (das ist der größte Vorteil an Excel, habe ich keinen Fleißtext, sondern ein Kästchen hält man sich immer recht kurz:-)), und Festlegung ob eine Maßnahme nötig ist oder nicht, Ein Reiter alle Maßnahmen (inkl. der aus den Vorjahren( Die Norm sagt vorheriger Bew..., also Mehrzahl) eine Übersicht über die Kennzahlen, Ein Reiter Ergebnisse der Normen. Wieder alle geforderten Ergebnisse mit einem Kommentar.
Natürlich auch der Feststellung das das System angemessen, geplant etc. ist. Und für ISO 13485, das wir uns bereit für die Auditierung fühlen!
Als Zusätzliche Information für die Durchführung der Bewertung (hat in diesem Jahr weniger als die geplanten 2 Std. gedauert!) haben alle Prozesseigener ihre Kennzahlen, Risiken und Themen von interessierten Parteien bewertet. Dafür habe ich mit jedem Prozesseigener etwa 20 min gebraucht, von daher war der ganze Prozess definitiv sehr viel effektiver.
Mein Auditor wird entweder begeistert oder entsetzt sein, bin mir aber sehr sicher Normkonform zu sein.

Zu den Themen der Organisation:
- hat sich mein Kotext geändert (eng gezogen, ändert sich mein Scope?)
- Wir haben eine Tabelle aller interessierten Parteien mit den Themen
KundenProdukte, zur richtigen Zeit, am richtigen Or, mit geforderter Qualität,...
Lieferantenfaire Partnerschaft
inkl, interner interessierter Parteien, wie Mitarbeiter, Betriebsrat, Management. Da habe ich auch die internen Themen definiert. Die Themen der Mitarbeiter bewertet dann zum Beispiel Prozesseigener Personal.

Wir haben jetzt zusätzlich dieses Jahr eine neue Mission kommuniziert, dieses Thema habe ich dann auch erwähnt.


Bei Bedarf kann ich unsere Tabelle zur Verfügung stellen.


Gruß

TamTom

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20 Sep 2019 08:23 #29197 von Scherrer
Hallo tamtom,

Excel-Tabellen sind hier sehr beliebt - würde mich freuen wenn Du Deine zur Verfügung stellen wolltest. Bin immer interessiert an neuen Ideen aus der MS Office Welt zu QM.

Was bei einem internen Audit schon aufgefallen war: beschlossene Maßnahmen wurden erst kurz vor Fälligkeit des Re-Audit begonnen umzusetzen. Mit dem Risiko das diese bei Re-Audit noch nicht abschlossen sind. Möglicherweise lag es daran, dass die Maßnahmen nach dem Audit-Bericht schlichtweg in einer Excel-Tabelle "vergessen" wurden und die verpflichtete Person ihre Aufgaben (hier "Maßnahmen") in MS Outlook pflegt.

Das Beispiel mit der vergessenen Maßnahme zeigt das Excel-Tabellen zwar fein sind für die Auditoren - so wie Du deinen Austausch mit Deinem Auditor ja beschreibst. Aber ob die wirklich so praktisch sind für die Umsetzung? Für das Ergebnis? Für die Wirksamkeit des Systems?

Gruß Dennis Scherrer

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20 Sep 2019 10:37 - 20 Sep 2019 10:37 #29202 von tamtom
Hallo,

ich habe beides erlebt, ein Auditor ist überhaupt nicht glücklich, das wir Maßnahmen nur noch über eine To-Do Liste pflegen wollen, da fehlt ihm der Verantwortliche und die Übersicht und andere sage eben was du sagst wie hält man das nach.
Persönlich: Bei mir Hilft weder Excel noch Outlook noch die To-Do App von MS.
Problem ist, sobald es einfach zu viele Themen sind, werden Sie nicht abgearbeitet.

Ich gehe lieber den Weg, die Excel-Liste zu haben (habe leider nicht die Prio im Haus um in der Major Liste, "Maßnahmen alle Meetings" des Management zu landen (da wird versucht verschiedene Meetings zu erfassen um Dopplungen zu vermeiden).

Und dann in Outlook / To-Do eine regelmäßige Aufgabe, diese Liste abzufragen und upzudaten.

Auditmaßnahmen aus externen Audits, pflege ich in der to-Do App, da es viel schneller geht, die Mitschriften, als Aufgabe hinzuzufügen und mit Termin zu versehen.

Das einzige was mir in der App fehlt ist die Möglichkeit sie automatisch zu starten beim Start des PC. Den dieses Problem habe ich bei allem, wenn ich nicht reingucke sehe ich es nicht.

Gruß

TamTom

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Letzte Änderung: 20 Sep 2019 10:37 von tamtom.

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