question-circle Frage Excel Dokumenten Liste/Matrix für gelenkte Dokumente notwenig?

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06 Jun 2019 09:23 #28793 von QualityNorthside
Moin,

wir sind ITAF Zertifiziert.

folgenden Frage:

Unsere gelenkten Dokumente haben eine Änderungshistorie, Revison, Ersteller, Erstelldatum, Abteilung...

Mein Vorgänger hat jetzt jedes Dokument noch mal in eine Excel Tabelle eingegeben mit neuestem Revisionstand +Datum.

Jetzt frage ich mich, wozu das ganze, wenn die Dokumente in einem zentralen Ordner sind und eine Historie.

In der IATF + 9001 steht ja nirgends, dass ich eine Liste oder Matrix haben muss, richtig?

Gruß Northside

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06 Jun 2019 12:56 #28795 von LemZ
Hallo,

das ganze nochmal zu machen ist nicht nötig. ich würde mich auf folgende Punkte refenzieren

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren (ISO9001) =>
a) angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z.B. Titel, Datum, Author oder Refrenznummer..)
7.5.3 Lenkung dokumentierter Information (ISO 9001)

Viele Grüße
Zaki
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06 Jun 2019 17:21 #28802 von Aranard
@QualityNorthside
Was nicht "gefordert" ist, muss nicht gemacht werden. Es sollte zumindest aber dennoch betrachtet werden inwieweit es "sinnvoll" ist, z.B. eine Übersichtsliste als zentrales Dokument (ob Web basiert oder Excel) zu erstellen. Diese kann man dann mit entsprechenden Informationen Zuständigkeiten und Anwendungsbereichen ergänzen, sodass dies auch eine "Matrix" wird.
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11 Jun 2019 08:30 #28813 von donald6556
Hallo QualitiyNorthside,
ich stimme da Aranard zu, es kann wenn die Dokumentation in einer Excel Liste vorhanden ist, doch auch als Übersicht über die aktuellen Dokumentationsstände erhalten und weitergeführt werden.
Ist der Zentrale Ordner in Papierform, dann kann auch darauf zugegriffen werden, wenn der Server oder PC ein Problem hat und von dort die Informationen nicht abgerufen werden können.
Du kannst in einer Excel Liste auch nur die Verlinkungen , auf die Dokumente , wenn diese auf einem Server gespeichert sind, eintragen. und mit Notizen erweitern.
Gruß donald6556 :-)
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11 Jun 2019 15:09 #28818 von Qualiman
Hallo QualitiyNorthside,

mit "nice-to-have" verdient man kein Geld.

Eine mögliche Variante:

Zum Archivieren alle Dateien mit Dokumentennumer (N), Revisionsstand (R) und Dokumentenname in einem Ordner abspeichern. Die alphabetische Sortierung ergibt die Liste, die Du jetzt in Excel erstellst.
Beispiel:

NNNN_RR_Dokumentenname.docx

Gruß

Qualiman
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17 Jun 2019 13:42 - 17 Jun 2019 13:43 #28843 von wjablo

Qualiman schrieb: mit "nice-to-have" verdient man kein Geld.

Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung müssen berücksichtigt werden. Man braucht also keine Übersicht, aber trotzdem muss man die Information finden können. Je nach Anzahl der Dokumente und Suchmöglichkeit kann sich das ohne Übersicht schwierig gestalten. Wenn es mehr Zeit kostet zu suchen als eine Übersicht zu pflegen, dann lohnt sich das wieder ;-)
Letzte Änderung: 17 Jun 2019 13:43 von wjablo.
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