Frage Was gehört in der Kopfzeile von Formularen, AA, VA u.s.w. rein?

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13 Nov 2018 20:00 #27887 von Jestin
Hallo,
wie soll ich die Kopfzeile gestalten? (Erstzertifizierung der Firma)
Was gehört dort alles rein?
Logo der Firma, Bennenung wie VA, AA oder Formular und für welchen Zweck diese sind, Nr. des Dokuments, Datum der Erstellung, wer hat erstellt, geprüft u. Freigabe und Revision?

Ist das alles erforderlich? und auf welchen müßen bestimmte Sachen auf jeden Fall drauf sein?
Es sind ja alle Dokumente im PC gespeichert.

Danke für Antworten. Habt Ihr mal Beispiele der Kopfzeile?

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14 Nov 2018 07:45 - 14 Nov 2018 07:49 #27888 von mjs
Hallo,
ich hab das so gelöst, funktioniert auch so in der Pharmazie ( Mutterkonzern) und bei mir ( Maschinenbau)
Kopfzeile:
Firmenlogo
VA-Code: AA-GE-023-01 Seite 1von1
Titel: XX sinnvoller Text XX

Hauptteil:
1. Ziel ( Kurzbeschreibung der Sache)
2. Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten
3. Begriffe und Abkürzungen
4. Prozessbeschreibung ( Hier sollte die Anweisung in Text und / oder Bildform stehen)
inkl. Handlungsanweisung... was ist wenn Ausschuß
5. Mitgeltende Unterlagen
6. Verteiler und Änderungshistorie

Fußzeile:
erstellt von am Unterschrift
geprüft von am Unterschrift
freigegeben von am Unterschrift

Erklärung:( freigeben kann / darf nur der GF bei uns, alle Anweisungen werden spätestens alle 3 Jahre revidiert, alle den Mitarbeitern ausgehändigten Anweisungen unterliegen generell bei uns einem Druckverbot, deshalb werden die ausgegebenen Anweisungen mit einem "Arbeitskopie" Stempel (rot) versehen um Blindkopien ausfindig machen zu können)

zusätzlich habe ich noch den Dateipfad in die Fußzeile mit angefügt.

Das Ganze wird dann bei mir als pdf im System als freigegeben abgespeichert.

Ich hoffe , ich konnte helfen.
Viele Grüße
mjs
Letzte Änderung: 14 Nov 2018 07:49 von mjs.

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14 Nov 2018 08:24 #27889 von Yoda
Hallo Jestin,

bei uns ist es ähnlich gelöst:

Kopfzeile:
-Unternehmensname oder Gruppe (da Gruppe mit 4 Unternehmen)
- Titel des Dokumentes
-ggf. Untertitel
-Logo des Unternehmens

Inhalt
- Je nachdem um was für ein Dokument es sich handelt, variiert der Inhalt

Fußzeile
- Dokumentennummer: XX-XXXX-XX (Dokumentenart-Prozess-Lfd. Nr.)
- Änderungsindex: A-...
- Datum (aktueller Stand)
- Titel des Dokumentes
- Verfasser
- Freigabe (GeFü oder ich)

Ich hoffe ich konnte dir damit weiterhelfen.

Viele Grüße

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14 Nov 2018 09:11 #27890 von Maria910
Hallo,

dazu ebenfalls eine Frage: Muss auf den Dokumenten eine Unterschrift vom Ersteller/Prüfer/Genehmiger sein, oder reicht es den Namen und das Datum einzufügen?
Wir haben derzeit noch keine Möglichkeit der elektronischen Signatur und ich würde mir gern den Druck/Unterschriftenlauf und Scan der Dokumente sparen.

Danke
Viele Grüße

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14 Nov 2018 09:59 #27891 von o242o
Hallo Maria,

Solltest Du auf ein ERP System zurückgreifen können, welches per Passwort die Freigaben der Dokumente bestätigt, wäre das auch eine Lösung.
Sonst hast Du mit der Lauferei auf jeden Fall auch die Sicherheit, das das Dokument nicht nur verbreitet ist, sondern auch freigegeben wurde und die GF dahinter steht...
Mit der Zeit wird die Lauferei weniger ;)

Viele Grüße,
Christian

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14 Nov 2018 10:17 #27893 von Yoda

Maria910 schrieb: Hallo,

dazu ebenfalls eine Frage: Muss auf den Dokumenten eine Unterschrift vom Ersteller/Prüfer/Genehmiger sein, oder reicht es den Namen und das Datum einzufügen? ...


Hallo Maria,

also bei uns verhält es sich so, dass Dokumente, die in Umlauf sind einen Stempel von mir und eine Unterschrift von Freigebenden haben GeFü/ Produktionsleiter/ ich. Alle Dokumente, die wir nicht öffentlich aushängen oder zur Verfügung stellen tragen keine Unterschrift. Ebenso auch Formblätter lediglich von der Person, die sie ausfüllt.

Beste Grüße
Yoda

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14 Nov 2018 18:52 #27903 von Jestin
Hallo,
4 Standorte sollen gleiche Dokumente, Anweisungen u. Formulare erhalten.
Ist das so richtig für VA und AA? siehe Beispiel im Anhang.
Wolte ein "Orginal" mit Unterschriften versehen lassen und das achivieren. Es sollen ja auch keine Kopien entstehen die nicht in der Revision "veraltert" sind. Die VA, AA u.s.w sind nur zum nachlesen auf dem PC und können für Schulung u.s.w.eingesehen auch gedruckt werden, aber danach müßen sie Vernichtet werden.

Wo in welchen Kapitel ist nach der neuen Norm ISO 2015 geregelt oder gefordert?

Was muß in Formulare in der Kopfzeile sein?
Diese werden ja zu Doumenten falls sie ausgefüllt sind als Beispiel
"Überprüfung Gabelstapler" erfolgt ja intern oder
" Schulungsbedarf der Firma" dieser müßte ja von GF freigegeben werden.

Reicht es aus Interne Formulare mit Logo, Namen des Erstellers (Beispiel Verantwortlichkeiten), Gültigkeit ab, Revision zu versehen? ohne Unterschriften?

Unterschriften bei 4 Standorten ist schon schwierig.

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14 Nov 2018 19:25 #27904 von Jestin
Scheinbar fehlt der Anhang.

Nochmals der Anhang "Kopfzeile"
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15 Nov 2018 19:55 #27914 von Jestin
Hallo,
hatte einen Anhang der Kopfzeile für VA u. AA hier im Forum bereitgestelt.
Nochmals mein Anhang.
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Ist das so in Ordnung?
Habe bisher keine Antwort hier im Forum darauf beommen.

Formulare nur Formular Nr., Ersteller, Freigabedatum, Revision?
Ist das richtig?

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17 Nov 2018 18:43 #27927 von Jestin
Hallo Forumsteilnehmer,
hatte einen Anhang von einer VA gesendet.
Leider hat noch keiner von Euch geantwortet.
Darf ich das so machen?

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19 Nov 2018 07:31 #27928 von o242o
Hallo Jestin,
das sieht doch garnicht schlecht aus für AA/VA.
Formulare haben wir nicht Unterschreiben lassen.
Wichtig ist nur das es eine Stelle gibt, wo man sie sinnvoll als Vordruck einsehen kann(Server) und anschließend durch den Prozesseigner sichergestellt wird, das sie dann auch ausgefüllt archiviert werden(Büro Meister).
Viele Grüße,
Christian

PS: hier schnell noch meine Lieblingsempfehlung für Infos+Vordrucke:
Der Qualitätsmanagementberater von Herrmann J.Thomann (TÜV Media)

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21 Nov 2018 12:44 #27938 von Maria910
Hallo Jestin,

das sieht gut aus.

Ich habe es wie folgt gelöst:
Kopfzeile
links: Unternehmenslogo
rechts: Dokumentennummer, Revision, Seite x von y

Fußzeile
Links: Ersteller Name, Datum, Unterschrift
rechts: Freigegeben Name, Datum, Unterschrift

Das gilt für Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen.
Formblätter oder fortlaufend zu führende Excellisten werden von uns nicht extra freigegeben, Aktualität der Daten auf dem Server gewährleistet QMB.

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