file Frage Ordnerstruktur

  • finswimmer
  • finswimmers Avatar Autor
  • Offline
  • Quality Beginner
  • Quality Beginner
Mehr
07 Mai 2015 12:31 #20699 von finswimmer
Ordnerstruktur wurde erstellt von finswimmer
Hallo,
ich bräuchte mal eure Erfahrung zum Anlegen einer geeigneten Ordnerstruktur für die QM-Dokumente.

Unser QMS befindet sich noch im Aufbau. Wir verfolgen den prozessorienten Ansatz. Daher wird es geben:
- Prozessbeschreibungen
- VA
- AA
- Formblätter

Wie teile ich für diese Dokumente meine Ordner sinnvoll ein. Je einen Ordner VA, AA, FB unterhalb des Ordners für den jeweiligen Prozess? Alles auf einer Ebene? Ganz anders?

fin swimmer

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
07 Mai 2015 16:31 #20703 von Aranard
Aranard antwortete auf Ordnerstruktur
Die Grobe Ordnerstruktur kann man an die Normenkapitel anlehnen, danach in die Unterstruktur die dazugehörigen Prozesse, dies hat den Vorteil, dass es eine Orientierung für die einzelnen Normenforderungen gibt:

Bsp.:
00
04 Management Ressourcen
05 Verantwortung Leitung
06 Ressourcen
07 Realisierung
07_01 ...QMH
07_02 ...VA
07_03 ...AA
etc.

Oder eine Strukturierung direkt an den Prozessen Vorteil die entsprechende Dokumentation liegt bei den Prozessen

04 Managementprozesse
..
07 Realisierungsprozesse
07_01 Kundenbezogene Prozesse
07_02 Beschaffungsprozesse
07_02_01 Teilprozess 1 der Beschaffung

Da sind keine Grenzen gesetzt, sinnvoll wäre sich eine Strukturierung ggf. anhand z.B. an der "Durchnummerierung" der Prozesse zu halten.
In jedem Falle ist zu empfehlen die entsprechende Dokumentation in eine Art Übersichtsverzeichnis zu packen. Dadurch kann man gleich die Lenkung und Aufbewahrungsfristen etc. als Übersicht regeln.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Mai 2015 09:19 #20706 von QMO
QMO antwortete auf Ordnerstruktur
Hallo,

wir haben einfach die Ordner nach Prozessen, Anweisungen und Formblätter eingeteilt. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Leute nach entweder einem Prozess, einer Anweisung oder Formblatt suchen und dann nicht unbedingt überlegen, wie jetzt was zusammengehört. Die tatsächliche Zuordnung zwischen den Dokus haben wir über die Kennzeichnung der Dokumente vorgenommen. Außerdem haben wir noch eine Übersicht, in der die einzelnen Dokumente dargestellt sind - und zwar nach Kapiteln des Handbuchs geordnet und Prozesse, Anweisungen und Formblätter gemäß ihrer Zugehörigkeit sortiert. Aber ehrlich, die Mitarbeiter schauen da wuasi nie rein.

Gruß,
QMO

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
08 Mai 2015 10:50 #20707 von Monta
Monta antwortete auf Ordnerstruktur
Hallo fin swimmer,

mein Ordnersystem teile ich in Führungs-Leistungs-Unterstüzungs- und Verbesserungsprozesse ein.
Z.B. die Leistungsprozesse sind wiederum nach Abteilungen eingeteilt ( Vertrieb, Entwicklung, Produktion ect. oder für Arztpraxen Anmeldung Diagnose Therapie ect) und diese wiederum in Ordnern mit VAs, AAs, FOs und CLs.Jeder Prozessordner erhält ein Inhaltsverzeichnis mit einer Verlinkung zu dem entsprechenden Dokument. Im Inhaltsverzeichnis sind auch Versionsnummer und der aktuelle Stand angegeben, so dass ich gleichzeitig eine gute Dokumentenübersicht habe. Der prozessorientierten Ansatz ist gewährleistet, indem in VAs falls zutreffend auf mitgeltende Dokumente anderen Abteilungen hingewiesen wird (ebenfalls mit Verlinkungen Z.B VA Projektabwicklung Vertrieb > AA Entwicklungseingaben Entwicklung.
Bis jetzt war die Akzeptanz und das Händling für die Mitarbeiter recht positiv. ich muss allerdings dazu sagen das es sich um Betriebsgrößen von 3 bis maximal 40 Mitarbeitern handelt.

Viele Grüße aus Köln

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

  • Möchtegern QMB
  • Möchtegern QMBs Avatar
  • Offline
  • Quality Expert
  • Quality Expert
Mehr
08 Mai 2015 13:30 #20710 von Möchtegern QMB
Möchtegern QMB antwortete auf Ordnerstruktur
Hi,

eine noch nicht genannte Variante wäre natürlich ein Dokumentenmanagement in Betracht zu ziehen und in Zukunft nicht mehr die Frage: "Wo liegt etwas?" zu stellen sondern nur noch: "Was suche ich?". Eine Ordnerstruktur ist immer wenig flexibel..

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

  • finswimmer
  • finswimmers Avatar Autor
  • Offline
  • Quality Beginner
  • Quality Beginner
Mehr
12 Mai 2015 08:30 #20725 von finswimmer
finswimmer antwortete auf Ordnerstruktur
Hallo,
vielen Dank für eure Antwort.

Ich denke ich werde mich für die Variante:
Prozessordner
-- VA
-- AA
-- ...

entscheiden. Das hat zu dem den Vorteil, dass ich hier die Rechte zur Dokumentenlenkung auch sehr gut setzen kann.

eine noch nicht genannte Variante wäre natürlich ein Dokumentenmanagement in Betracht zu ziehen und in Zukunft nicht mehr die Frage: "Wo liegt etwas?" zu stellen sondern nur noch: "Was suche ich?". Eine Ordnerstruktur ist immer wenig flexibel..


Sehe ich ganz genauso. Wir verwenden ein DMS was dieses auch ermöglichen würde. Wir haben leider mehrere Mitarbeiter, die ohne Ordnerstruktur völlig aufgeschmissen sind. Wir haben am Anfang mit einem Wiki rumgespielt. Und das ist ja nun ein Paradebeispiel für "Was suche ich". Daran sind leider einige gescheitert.

fin swimmer

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
13 Mai 2015 08:48 #20736 von MarMol
MarMol antwortete auf Ordnerstruktur
Hallo,
ich habe auch eine Unterteilung nach Steuerungs- Unterstützungs- und Kernprozesse unterteilt.

Jeder Prozess hat eine Nummerierung, die dann in allen dazugehörigen Dokumenten zu finden ist.

z.B.
Kernprozess Beschaffung - K01
VA-K01-01
AA-K01-01-01
FB-K01-01-01-01

So habe ich immer eine Verbindung der Dokumente.
Unsere MA finden dann die Anweisungen/Dokumente in dem entsprechenden Prozess aus der Prozesslandschaft.

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.

Mehr
30 Jul 2020 18:54 #30294 von sallipip
sallipip antwortete auf Ordnerstruktur
Der beste Broker für sich selbst, können Sie hier topbrokers.com/de/forex-brokers wählen, versuchen Sie es, ich bin sicher, dass Sie genau das gleiche wie ich tun werden! Ich Liebe diese Seite für Ihre Ehrlichkeit, ich rate Ihnen, es und Sie zu lieben

Bitte Anmelden oder Registrieren um der Konversation beizutreten.