file Frage Dokumente revisionssicher und dennoch bearbeitbar

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13 Okt 2020 11:08 #30494 von D-Sensors
Hallo Ihr Lieben,

vor 1 1/2 bin ich in das QMS bei meiner Firma reingerutscht (ich arbeite jetzt seit knapp über 2 Jahren hier). Die bisherigen Überwachungsaudits waren eher lachs, aber nächstes Jahre steht das Rezertifizierungsaudit an und dafür will ich endlich mal alles grundmäßig auf Stand haben.

Jetzt stellt sich für mich die Frage wegen Revisionssicherheit bei Dokumenten.
Wir haben z. B. Dokumente (Besprechungsprotokoll und Auftrag zur Kabelkonfektion), die grundmäßig als Worddabei vorliegen. Diese werden dann jeweils ausgefüllt und ausgedruckt bzw. mit den Ergebnissen ausgefüllt und abgespeichert.
Müsste ich nicht aber bereits die Vorlagen revisionssicher machen, da sonst ja zum Beispiel die Prüfvorgaben oder der allgemeine Aufbau verändert werden könnten?
Meine erste Idee war, diese Dokumente allgemein zugänglich nur als PDF zu machen (die veränderbaren Worddateien sind dann in meinem QM-Bereich, auf den nur ich Zugriff habe) und die Felder, die ausgefüllt werden dürfen, über ein PDF-Programm einzufügen?

Grundsätzlich komm ich mit dem Qualitätsmanagement klar, nur bei den Dokumenten und was ich da kann/muss oder was zu wenig oder zu viel ist, bin ich irgendwie unsicher.

Danke für eure Hilfe schonmal vorab.

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13 Okt 2020 11:27 #30495 von Micha22
Hallo D-Sensors,

lass Dir von eurem Admin einen Ordner einrichten bei dem nur Du schreibrechte hast. In diesem speicherst du die Urform. Jeder der eine Version benötigt kann diese zum Bearbeiten an einem eigenen Ort speichern. Die gilt aber nur für Arbeitsdokumente nach denen Du ja auch fragst.

LG

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