file Frage Hilfe zur Umsetzung Kap. 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse

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06 Apr 2020 09:56 #29999 von stardash
Hallo zusammen,

im Rahmen unseres jährlichen int. ISO 9001 Audit möchten wir das Kapitel 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse neu aufnehmen. Bis dato sind wir durch die externen Audits immer mit dem Hinweis auf das Organigramm davon gekommen, aber ich denke hier muss mehr gemacht werden - ich habe den Bereich neu übernommen und möchte hier die Norm vollumfänglich erfüllen.

Jetzt zu meiner Frage:
Wie geht ihr mit dem Thema um? Habt ihr hierzu ein paar Ansätze, bzw. Gedankenanstöße?
Hintergrund ist der, dass meine Geschäftsführer keine Funktionsbeschreibung erstellen möchte, da sonst die Mitarbeiter nicht mehr so flexibel einsetzbar sind. Wir sind im Hafenumschlag tätig, sodass gewisse Flexibilität essentiell wichtig ist.
Daher dachte ich vllt. daran eine Matrix bis auf Abteilungsleiter-Ebene herunter zu brechen oder eben alle Normkapitel tabellarisch aufzulisten und dahinter die Verantwortung und Befugnisse sowie die Aufgaben zu definieren.
Was meint ihr, wie löst ihr dieses Thema in der Praxis?

Liebe Grüße und schönmal besten Dank

sTARdasH

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08 Apr 2020 08:31 #30007 von Yoda
Hallo,

wir haben den Normpunkt auf folgende Weise gelöst:
- es gibt entsprechend auch ein Organigramm
- klare Stellenbeschreibungen für die einzelnen Positionen mit Verantwortungsbereich, Befugnissen etc.
- alle Mitarbeiter sind in einer Kompetenzkompetenz erfasst, wo aufgeführt ist, welche Aufgaben sie übernehmen können aufgrund ihrer Kompetenz und welche sie übernehmen sollen (Schulungsbedarf)
- das Onboarding neuer Mitarbeiter wird dokumentiert, ebenso das Onboarding an neue Aufgaben

beste Grüße
Yoda

“Many of the truths that we cling to depend on our point of view.”

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08 Apr 2020 09:57 #30010 von stardash
Hallo Yoda,

danke für deine Rückmeldung.

Wir führen eine Art Soll-Ist Betrachtung über die Prozesse (Soll) und die Kompetenzen der Mitarbeiter (Ist) und ermitteln darüber unseren Schulungsbedarf. Wie habt ihr euch denn hinsichtlich der Stellenbeschreibung aufgestellt - ist für jede Funktion im Unternehmen solch eine Beschreibung vorhanden? Falls ja, wie konnte die Geschäftsführung davon überzeugt werden?

Liebe Grüße

sTARdasH

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15 Apr 2020 08:12 #30022 von Yoda
Hallo Stardash,

wir haben für jede Funktion eine Stellenbeschreibung, die zusammen mit den Mitarbeitern entwickelt wurde. Dort sind neben dem Tätigkeitsbereich auch Verantwortlichkeiten, Vertretungen und Informationsfluss geregelt. Diese wurde von jeder(m) MitarbeiterIn unterschrieben und der Personalakte beigefügt. Wir haben die Stellenbeschreibungen auch in unseren Onboardingprozessen etabliert, das funktioniert sehr gut.

Unsere Geschäftsführung konnte ich überzeugen mit dem Verantwortungsbewusstsein im Prozess, natürlich der schriftlichen Annahme der Verantwortung, klarer Regelung und der Frage: "Wie wollen wir sonst Rollen und Verantwortung garantieren, wenn wir es nicht dokumentieren?". Es ist Aufwand, der Einmal für jede(n) MitarbeiterIn gemacht werden muss und dann nochmal, wenn innerhalb des Unternehmens die Stelle gewechselt wird.

Ps.: Selbst unsere Geschäftsführung hat eine Stellenbeschreibung

Grüße Yoda

“Many of the truths that we cling to depend on our point of view.”
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17 Apr 2020 14:47 #30031 von stardash
Hallo Yoda,

alles klar, vielen Dank für die Antwort. Ich werde es mit berücksichtigen :)


Liebe Grüße

sTARdasH

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12 Jun 2020 15:08 #30169 von doropp

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