Frage Kompetenzen und Verantwortungen

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03 Sep 2018 14:13 - 03 Sep 2018 14:22 #27560 von G-rooon
Kompetenzen und Verantwortungen wurde erstellt von G-rooon
Mahlzeit,

ich bin neu hier, deshalb ein paar Informationen zu mir:
Bin gerade als Student in einem produzierendem Unternehmen und schreibe hier bald - sofern wir ein geeignetes Themengebiet gefunden haben - meine Masterarbeit. Das Unternehmen ist etwa 50 Personen stark und Schwestergesellschaft von 4 weiteren Unternehmen, die teilweise deutlich kleiner (5 Mitarbeiter) und teilweise deutlich größer (etwa 150 Mitarbeiter) aufgestellt sind. Die Hauptfirma ist nach ISO 50001 und 22000 Zertifiziert. Aus diesem Grund gibt es bereits "einiges" was ich für meine Zertifizierungsvorbereitung für die ISO 9001:2015 nutzen kann.

An zwei Punkten hänge ich aber bisweilen, deshalb die Suche nach Hilfe bei euch:

Zum einen das leidige Thema Kompetenzen:

Bislang hab ich zur Umsetzung fast immer etwas von einer Kompetenzmatrix gelesen. Kann mir jemand ein Beispiel zur Umsetzung dieses Normabschnitts geben? Ich habe Probleme zu bewerten, wie Kompetent jemand im Projektmanagement ist (beispiel aus einem Buch).
Auch kann ich beispielsweise nicht beurteilen, welche Kompetenzanforderungen ein Mitarbeiter des Technisches Büros hat, der für die technische Angebotserstellung zuständig ist.

Also finde ich
A) die Bewertung von Personal in diversen Kompetenzbereichen schwierig.
B) traue ich mir nicht (und auch keinem Mitarbeiter) zu das objektiv zu gestalten
C) finde ich die eroierung von notwendigen Kompetenzen schwierg

Gibt es Alternativen, die auch in einem kleineren Unternehmen sinnvoll und umsetzbar sind, sodass dieser Bereich auch "gelebt" wird? Schulungsbedarf wird hier nicht analysiert, sondern wird einfach auf Zuruf diskutiert.


Zum anderen habe ich Fragen zum Thema Verantwortungen:

Ich würde hier gerne (lasse mich aber auch gerne eines besseren belehren) eine Verantwortungsmatrix erstellen, die die notwenigen Vernantwortungen und Vertretungen regelt. Mir fällt es aber schwer, eine vollständige Matrix zu erstellen. Diese soll natürlich nur möglichst gut vorbereitet werden. Im Anschluss würde der Dialog mit den einzelnen Abteilungen folgen. Hat jemand eine solche, recht ausführliche Matrix für mich als Orientierungshilfe? Der Download-Bereich und die SuFu sind da leider keine Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen
G-rooon
Letzte Änderung: 03 Sep 2018 14:22 von G-rooon. Begründung: Fehlende Information

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03 Sep 2018 14:25 #27561 von Yoda
Yoda antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo G-rooon,

aus meiner Perspektive ist es auch nicht wirklich "deine" Aufgabe die nötigen Kompetenzen festzulegen, das sollte durch eine Stellenbeschreibung erfolgen. Dort sollten die wichtigsten Tätigkeiten abgebildet sein und daraus lassen sich ja notwendige Kompetenzen ableiten.

Z. Bsp.: Ermittlung von Kennzahlen (Tätigkeit) - Umgang/ Kenntnisse CAQ System (Kompetenz)

Dementsprechend kann man sehr gut eine Q-Matrix erstellen in der die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung aufgelistet auf der y-Achse sind und die Kompetenzen auf der x-Achse. Dann einfach nach einem festgelegten Bewertungsschema bewerten lassen und du hast Kennzahlen zu dem Mitarbeiter - Schulungsbedarf des einzelnen / Kennzahlen zur Kompetenz - Schulungsbedarf der Abteilung.
Die Bewertung würde ich den direkten Vorgesetzten machen lassen. Bzw. habe ich auch schon von Methoden gehört in denen eine Bewertungsmischung von Vorgesetzten und Kollegen erstellt wurde.

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03 Sep 2018 19:39 #27564 von Wintzer
Wintzer antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo G-rooon,

vielleicht helfen Dir diese Dokumente weiter.

MfG
Peter Wintzer

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05 Sep 2018 07:27 #27568 von G-rooon
G-rooon antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Danke Yoda, danke Wintzer!

Findet ihr nicht, dass eine solche Kompetenzmatrix in kleinen Unternehmen keine Chance hat zu überleben? Das ist doch weit weg von der Realität, die Kompetenzen so ausführlich und statisch zu bewerten?!

Grüße

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05 Sep 2018 08:02 #27569 von Yoda
Yoda antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo G-rooon,

also ich sehe es erstmal als Fleißaufgabe, so eine Matrix zu erstellen und entsprechend mit Informationen zu füllen. Aber danach ist es ja nur ein Tool das meine Arbeit unterstützt. Meistens ändert sich dort ja nur was durch die Weiterbildung der Mitarbeiter, festgelegte Quality Gates in der MA Bewertung oder Änderung des Verantwortungsbereiches. Also unsere Abteilungsleiter und der GeFü schauen dort einmal im Quartal rüber und passen Sie ggf an. Einmal im Halbjahr setzen wir uns in der Managementrunde zusammen und planen auf der Basis der Q-Matrix die Weiterbildungen für das kommende Halbjahr.
Egal was du einführst es muss etabliert, akzeptiert und gelebt werden.

Viele Grüße
Yoda

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05 Sep 2018 18:05 #27577 von Scherrer
Scherrer antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
So ist der Einwand wohl auch zu verstehen - in diesem "kleinen Unternehmen" (Kontext) würde wohl so ein Dokument nicht akzeptiert werden. Seit Rev. 2015 ist klar, das es Dokumentierte Informationen sein dürfen und nicht immer Dokumente in DIN A4 sein müssen.

Wenn sich an den Kompetenzen der Mitarbeiter nur etwas ändert, wenn die auf Fortbildung mit Teilnahmebestätigung gehen, ist - in meinen Augen - eben die Personalakte der Kompetenznachweis - wer 50 Personalakten führt, wird sich schon ein Ordnungssystem überlegt haben um festzustellen, wie viele Staplerfahrer beschäftigt sind.

Mein Tipp: auch mal im Unternehmen nachsehen, was schon etabliert ist und seit Jahren funktioniert.

Best Grüße

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23 Okt 2018 10:08 - 23 Okt 2018 10:13 #27763 von Qm_Zwerg
Qm_Zwerg antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Ich finde den Aufbau einer Kompetenzenmatrix nicht verkehrt. Der Vorteil den sie bietet ist eine schnelle Übersicht über Fachkompetenzen und Themen, es erleichtert auch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten oder Tätigkeiten. Es können auch Kompetenzen eingetragen werden die nicht durch Seminare oder Tätigkeitsbedingt ausgeführt werden, beliebtes Beispiel ist der Mitarbeiter aus der Personalabt. der in seiner Freizeit programmiert und diese Kompetenz eventuell von Vorteil für das Unternehen ist. Als Anhang mal eine Beispiel Datei die als Schulungs- und Kompetenzen Matrix funktioniert.
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Letzte Änderung: 23 Okt 2018 10:13 von Qm_Zwerg. Begründung: Dateiänderung

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24 Okt 2018 10:21 #27769 von MariaQ
MariaQ antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Danke, qm-Zwerg für die Matrix.
Die Farbgebung ist absolut gelungen, freundlich bunt und trotzdem vermittelt die Farbe auch immer Informationen.

Wir haben in unserem Kleinstunternehmen (<20 MA) als Kompetenzmatrix nur eine EXCEL-Übersicht, wann wer auf Schulung geschickt wurde. Das ist vergleichsweise dünn, aber selbst dafür musste ich schon kämpfen.

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25 Okt 2018 13:35 #27774 von Minebea
Minebea antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo,

nachdem das Thema Kompetenzen recht ausführlich besprochen wurde möchte ich kurz etwas zum Thema Verantwortung anmerken.

Die Verantwortungen sind bei uns einfach durch das Organigramm und die Ernennnungen (falls nicht im Organigramm abgebildet) geregelt.
Dazu dann noch eine Vetretungsmatrix.

Gruß
Pit

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30 Okt 2018 08:14 #27799 von Qm_Zwerg
Qm_Zwerg antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo Maria,
bei einer Größe bis 20 MA hätte ich keine Bauchschmerzen eine Kommpetenzen Matrix auf eigene Faust zu füllen. Die Abfrage bei den Leuten ist ja machbar bei der Anzahl. Ich denke nicht das es noch viele gegen Argumente gibt wenn man eine auf Stand gebrachte Matrix vorlegt die auch noch die Normforderung erfüllt.

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31 Okt 2018 10:18 #27818 von Scherrer
Scherrer antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Danke auch für Excel Datei Qm_Zwerg.

Wie alle Dateien hat aber auch diese einen steigerungsfähigen Wirkungsgrad um das mal so auszudrücken. Es ist - in meinen Augen - nicht mehr Stand der Technik dokumentierte Informationen in Dokumenten versauern zu lassen. Es ist Stand der Technik, das Personen benachrichtigt werden, wenn Fälligkeiten überschritten sind. Das leistet eine Excel-Datei aber eben nicht.

Intranet-Software auf Stand der Zeit hat Erinnerungsfunktionen (Wiedervorlagedatum u.Ä.). Stand der Technik ist, wenn die vorgesetzte Person und die betroffene Person eine Benachrichtigung (meinetwegen per E-Mail) vom System erhält wann eine Unterweisung erneuert werden muss. Optional für die Effizienz sehe ich so etwas wie Poolbildung, wenn also mehrere Mitarbeiter auf den Erste-Hilfe-Kurs geschickt werden müssen und die Software das dann zusammenfasst.

Wenn in der Diskussion Beispiele willkommen sind, steuere ich gerne ein Softwarebeispiel bei.

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05 Nov 2018 12:13 #27848 von G-rooon
G-rooon antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen

Minebea schrieb: Die Verantwortungen sind bei uns einfach durch das Organigramm und die Ernennnungen (falls nicht im Organigramm abgebildet) geregelt.
Dazu dann noch eine Vetretungsmatrix.


Das Thema Verantwortungen ist meines Erachtens viel zu Komplex, um "nur" mit einem Organigramm erschlagen zu werden. Also natürlich ist oberflächlich damit alles geklärt: Wer ist für den Vertrieb zuständig, wer für die Konstruktion usw. An seine Grenzen stößt man damit aber, wenn man beispielsweise festlegen muss, wer legt welche Artikel/Projekte im ERP-System an.

Und genau zu dem letzten Punkt würde ich gerne eure Meinung hören: Es scheint banal, ist es aber dann irgendwie doch nicht.
Wenn jemand, neben seiner täglichen Arbeit, die Aufgabe zugeteilt bekommt: "Du bist jetzt für die Ordnerstruktur im ERP-System zuständig. Du legst Artikel und Ordner immer nach Schema F an." Wo wird diese zusätzliche Pflicht bei euch dokumentiert? Schreibt ihr das in Arbeitsplatzbeschreibungen? Sind eure Prozessstrukturen so tiefgründig, dass ihr das beschrieben habt (bspw. im Turtle)?

Bin auf Input wirklich sehr gespannt!

Beste Grüße

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05 Nov 2018 13:32 #27849 von Wintzer
Wintzer antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo G-rooon,

alle z.B. in ERP-Systemen oder allgemein auf Explorerstrukturen festgelegte Zugriffsrechte sind immer in den jeweiligen Systemen selber dokumentiert und nachlesbar. Nach meiner Überzeugung muss darüber hinaus keine weitere Dokumentation an anderer Stelle erfolgen. Zumindest habe ich das immer so praktiziert und es wurde nie beanstandet.

MfG
Peter Wintzer

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06 Nov 2018 09:20 #27853 von Qm_Zwerg
Qm_Zwerg antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo G-roon,
im Alltag sollten alle Standard Tätigkeiten Teil einer Stellenbeschreibung sein. So hast du auch den Nachweis das die verantwortung für Themen bis zum Mitarbeiter runtergebrochen wird. Sollte es sich um Spezial Themen handeln die von der Standard Stellenbeschreibung abweichen kann man zusätzlich eine Funktionsbeschreibung einrichten um weitere Tätigkeiten abzubilden. Mit diesem Aufbau kann man auch den Entwicklungsgrad des Mitarbeiters steuern und Ziele vereinbaren.

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06 Nov 2018 12:01 #27855 von Minebea
Minebea antwortete auf Kompetenzen und Verantwortungen
Hallo,

nun ist der Vorgang Anlage Artikel/Projekte im ERP-System sicher mehr als nur Daten ins System eintragen.
- Die Daten müssen bereitgestellt werden
- Die Daten müssen eventuell nochmals geprüft werden
- Die Daten müssen freigegeben werden
- Die Daten müssen ins System eingepflegt werden
- Es muss festgelegt werden wer die Information über die erfolgte
Dateneingabe erhält
- Eventuell muss informiert werden, dass die Daten freigegeben sind
-
Wie möchtest du hierzu mögliche Fristen hier aufführen oder Eskalationsstufen?

Das ganze müsste dann vermutlich in verschiedenen Bereichen durchgeführt werden und dann nach deiner Idee in den einzelnen Arbeitsplatzbeschreibungen aufgeführt sein und dann ändert sich etwas und es müssen womöglich 3-4 Arbeitsplatzbeschreibungen geändert werden…
Viel Spaß mit „deinem“ Personaler und je nach Freigabeverfahren der Arbeitsplatzbeschreibungen mit weiteren Zuständigen.

Natürlich sind alleinig mit einem Organigramm die Aufgaben des Unternehmen nicht bis zur einzelnen Tätigkeit (hier Artikel/Projektanlage im ERP-System) verteilt.

Der Aufbau mit meinem Gedanken würde so aussehen:
Organigramm: Da würde dann z.B Arbeitsvorbereitung stehen und die einzelnen Mitarbeiter gelistet sein.

Die Arbeitsplatzbeschreibung: sollte dann Pflege der Stammdaten im ERP beinhalten.

Die einzelnen Abläufe Artikel/Projektanlage im ERP-System mit Zuständigkeiten, Terminen usw. sind dann darzustellen in einer Anweisung; Beschreibung oder wie auch immer -->Flowchart?

Und schon hast du die Verteilung der einzelnen Verantwortungen dokumentiert.
Als Sahnehäubchen dann noch eine Qualifikationsmatrix der Abteilung mit Auflistung wer kann etwas und wer soll es noch können (hierdurch dann auch definiert wer nicht können muss).

Wenn sich dann etwas ändert ist die Quali-Matrix anzupassen.
Sollte sich der Ablauf ändern, sind die Beschreibung zu ändern und die Quali-Matrix.

Da ich davon ausgehe, dass es ein Organigramm gibt, komplexe Vorgänge beschrieben sind fehlt eventuell nur eine Qualifikationsmatrix. Sollte die vorhanden sein. Ist das Thema Verantwortungen, zumindest meiner Meinung nach, ausreichend beschrieben.

Sollten Organigramm und Beschreibungen fehlen brauchst du Dir über das Thema Verantwortung (zumindest wenn es um das Bestehen des Audits geht) aktuell wohl keine Gedanken zu machen.

Gruß
Pit

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