file Frage Internes Audit wie ankündigen bzw. Vorlage auch wegen COVID-19/(Corona Virus)

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20 Apr 2020 07:43 - 20 Apr 2020 08:07 #30033 von Luis88
Hallo allerseits,
ich hoffe allen geht es gut und die Arbeit läuft wieder langsam.

Ich bräuchte nochmal eure Hilfe, und zwar benötige ich bitte eine Vorlage wie Ihr eure Audits Intern ankündigt. z.B. Schreiben per Email.

Ein Beispiel von mir uns eventuell um eine Korrektur :)

Internes Prozessaudit


Sehr geehrte Damen und Herren,

am 19.02.2020 wurde Ihnen mitgeteilt, dass am 23.04.2020 ein Audit nach VDA 6.3 stattfinden wird. Aufgrund der jetzigen Situation wird das Audit auf den 02.06.2020 und 03.06.2020 verlegt.
Das Audit nach Fomel Q wird damit parallel zu VDA 6.3 Audit durchgeführt.

Einen Auditplan für das Formel Q Audit wird Ihnen zeitnah ausgehändigt.


lg

luis
Letzte Änderung: 20 Apr 2020 08:07 von Luis88.

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20 Apr 2020 14:13 #30034 von jensnathy
Hallo Luis,

um ein dein Thema zu sprechen zu kommen.

sehe ich das so das ihr bisher immer 2 Audits gemacht habt, eins nach VDA 6.3. und dann nochmal das Selbstaudit nach Formel Q VW? Warum macht ihr das nicht in einem Abwasch.

-lädst du die Abteilungen nicht über Excel oder Lotus ein?

- ich würde offen in die Einladung schreiben das Aufgrund der aktuellen Lage das Audit verschoben wird, und im Audit soweit auf Abstand etc. geachtet wird

- ich schreibe auch gerne in die Einladung um welche Grundthemen es sich handeln wird im Audit, das nimmt oft ein wenig die Hemmung vor dem Audit, ich weiß ja nicht wie groß euer Unternehmen ist

- natürlich kennt man intern die "Schwachstellen" im Unternehmen, wir legen daher auch immer ein paar Schwerpunkte fest für die Audits wo wir nochmal besonders hinschauen

Ich glaube das war mehr als du wissen wolltest...

Grüße
Jens
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22 Apr 2020 06:57 - 22 Apr 2020 06:59 #30045 von Yoda
Hallo Luis,

ich mache es ähnlich. Ich lege den Termin mit der GeFü fest.
Dann setze ich mit mit den betreffenden Abteilungsleitern zusammen um schon mal zu besprechend was gerade gut läuft und was nicht, um deren Perspektive mit aufzugreifen.

Der Auditplan wird anhand der Gespräche und der Kennzahlen festgelegt. Dabei setze ich Schwerpunkte bei den Themen die aus meiner Sicht Verbesserungswürdig sind und aus Sicht der Abteilungsleiter, sowie aus Kundenanforderungen und Mängelrügen.

Unser Ziel ist es dabei heraus zu finden, was nicht passt und wo die Herausforderungen gerade liegen.
Der Auditplan wird dann bei uns am schwarzen Brett aufgehangen, so hat jeder MA die Chance, diesen einzusehen.
Jetzt gerade habe ich schon zwei Prozessaudits über MS Teams gemacht, Remote von daheim. Ich plane für Juni, falls die Situation sich nicht ändert, in einem Unternehmen ein ISO 9001 Audit auch Remote zu machen. Mal sehen wie das funktioniert.

“Many of the truths that we cling to depend on our point of view.”
Letzte Änderung: 22 Apr 2020 06:59 von Yoda.
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22 Apr 2020 07:30 - 22 Apr 2020 07:31 #30046 von Luis88
Hallo, danke für eure Antworten , hat mir schon mal weiter gteholfen.

Würde gerne eure Meinungen auch zu folgendes wissen.

Wenn man ein Internes Audit durchführt also nach Formel Q (@Jens werden es ab jetzt auch in einem machen also VDA und Formel Q gemeinsam)

und im Bericht schreibt das nicht alle Prozesse Auditiert werden konnte aufgrund Kurzarbeit/-Corona ...wäre es eine Abweichung, wenn man von außen Auditiert wird ... z.B. nach IATF.

(streng angenommen man will das Auditprogram nicht ändern)
Letzte Änderung: 22 Apr 2020 07:31 von Luis88.

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22 Apr 2020 11:33 #30048 von Sonntag
Guten Tag,

wenn wegen Corona/Kurzarbeit bestimmte Prozess nicht stattfinden, dann dokumentieren Sie das im Auditbericht und vermerken auch, dass die fehlenden Prozess zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Nehmen Sie diesen Hinweis auch in Ihr Auditprogramm auf. Dieses Vorgehen kann dann nicht als Abweichung bewertet werden.

Mit freundlichen Grüßen
Sonntag
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22 Apr 2020 12:25 - 22 Apr 2020 12:33 #30050 von Luis88
Hallo Herr Sonntag,

danke für die hilfreiche Info.

Das bedeutet aber dann genau ... man müsste für die nachgeholten Audits(Prozesse) neue Berichte schreiben ?,

....oder kann man den Bericht den man bereits für die Auditierten Prozesse erstellt hatte einfach ergänzen und im Auditsbericht die Audittage (Datum) für die nachgeholten Audits erwähnen.....?

Mit Ergänzen meine ich einfach die Datei am PC wieder öffnen und dann ergänzen.


Sollte man das Audit erst dann Komplett abschliessen wenn alle Prozesse Auditiert wurden.und auch erst dann das Auditbericht weiterreichen ?

lg

luis.
Letzte Änderung: 22 Apr 2020 12:33 von Luis88.

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22 Apr 2020 12:46 #30051 von Sonntag
Hallo Luis,

wahrscheinlich ist die Kurzarbeit nur für eine überschaubare Zeit (wenige Wochen) relevant, sodass Sie den Auditbericht ergänzen könnten. Sollten die Prozesse über mehrere Monate ausfallen, würde ich einen neuen Bericht mit Verweis auf die Kurzarbeitsursache erstellen.
Aufgrund der Corona Krise sind viele Zeitvorgaben (z.B. Zert.-Audittermine) hinfällig. Dies sollte dann auch für die VW Vorgabe Selbstbewertung nach max. 12 Monaten gelten.

Mit freundlichen Grüßen
Sonntag
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22 Apr 2020 12:51 #30052 von Luis88
Hallo Herr Sonntag,

vieln Dank für die schnellen und konkreten Antworten!

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