file Frage Aufbewahrungsfristen QM Kontrollen

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10 Mär 2020 10:33 #29922 von Heiko1211
Aufbewahrungsfristen QM Kontrollen wurde erstellt von Heiko1211
Hallo an alle. Kurz zu mir, ich bin in einem Dienstleistungsunternehmen was nach ISO 9001-2015 zertifiziert ist, der verantwortliche QMB. Jetzt zu meiner Frage. Unser Unternehmen hat in einzelnen Objekten, die von uns gereinigt werden, Kontrolllisten ausgehängt. Diese werden von unserem Mitarbeiter abgezeichnet wenn er den Raum gereinigt hat. Am ende des Monats werden diese eingesammelt und zur Rechnungslegung mit heran gezogen. Wenn der Kunde diese Rechnung anstandslos bezahlt hat, kann man diese Listen vernichten oder müssen diese auch einige Jahre aufbewahrt werden? Über diese Listen finde ich keine Vorgaben in der Norm.

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10 Mär 2020 11:10 - 10 Mär 2020 11:12 #29923 von QMSpezi
QMSpezi antwortete auf Aufbewahrungsfristen QM Kontrollen
Hallo!
Die "Aufbewahrungsfrist" für solche Unterlagen kannst Du selbst festlegen, je nachdem, wie es in Eurem Betrieb praktikabel und sinnvoll ist. Also beispielsweise "Aufbewahrung bis zur Rechnungslegung und einen Monat danach", um ggf. Fehler oder Unklarheiten beseitigen zu können oder auch "bis zur Zahlung der Rechnung", wenn sich das leicht kontrollieren lässt. Muss dann nur in der entsprechenden VA so festgelegt werden, bei uns in der VA "Lenkung von Aufzeichnungen".
Sind ja keine Dokumente, die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist hätten. Und die Norm legt sowas nicht fest, wie auch?
Das Schöne an der Arbeit als QMB ist ja, dass Du in vielem Gestaltungsfreiheit hast und das QMS den Gegebenheiten vor Ort anpassen kannst.
Viele Grüße
Letzte Änderung: 10 Mär 2020 11:12 von QMSpezi. Begründung: Fehlende Angabe
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13 Mär 2020 17:22 #29949 von jkm
Hallo Heiko1211
zu deiner Frage gibt z.B. die IHK folgende Information:
"Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z.B.
Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden
und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden."

Deiner Ausführung würde ich folgern, dass die Aufschreibungen der Kontrolllisten den "Arbeitsberichten" zuzuordnen sind. Somit besteht keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

ACHTUNG!: sollte allerdings das Kontrollblatt in Kopie mit an die Rechnung geheftet werden, so gehört der Kontrollbeleg zur Korrespondenz mit einem Geschäftspartner und muss gemäß GoBD-konform aufbewahrt werden.

mfg JKM

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