question-circle Frage Betriebsaufträge archivieren?

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19 Okt 2021 08:40 #31595 von Parsifal
Betriebsaufträge archivieren? wurde erstellt von Parsifal
Hallo

der Betriebsauftrag in Papierform läuft ja mit den Teilen mit.
Gibt es einen Grund, das Dokument aufzubewahren, oder kann man ihn am Ende entsorgen?
Da sammelt sich am Ende jede Menge Papier an.
Wie wird das woanders gehandhabt?

MFG
Parsifal

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19 Okt 2021 08:47 #31596 von ef2411
ef2411 antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Hallo,

bei uns werden diese Dokumente ebenfalls in Papierform archiviert.
Der Grund dafür ist, dass hier zusätzlich zu Eintragungen in unserem ERP-System, die handschriftliche Dokumentation und Unterzeichnung zu den einzelne Arbeitsgängen so wie der mitlaufenden Kontrolle der QS eingetragen sind.

Die Papiermenge ist natürlich nicht unerheblich.
Aktuell arbeiten wir daran dieses Vorgehen komplett zu digitalisieren und mit digitalen Signaturen den Papierverbrauch deutlich zu minimieren.
Diese Projekt ist aber bei uns zu mindestens keine Kurzzeitaufgabe, da die Aufgabenstellung bei uns als mittelständischem Lohnfertiger im Bezug auf Betriebsaufträge doch eher komplex sind.

MFG

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19 Okt 2021 10:48 #31601 von Parsifal
Parsifal antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Hallo

werden durch die Unterschrift bestimte Prüfungen bestätigt? Wenn das ganze in einem ERP bzw. BDE System erfolgen würde, wäre das ja nicht erforderlich?

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19 Okt 2021 11:36 #31602 von ef2411
ef2411 antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Hallo,
Unser MA bestätigen damit, das die Schichtübergabe ordnungsgemäß nach AA durchgeführt wurde.
Bisher bestätigen die MA das mit Unterschrift in den Betriebsaufträgen und digital im ERP-System.
Im ERP-System wollen wir zusätzlich dann eine digitale Signatur einfügen um die Papierstapel zu minimieren.

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21 Okt 2021 15:04 #31616 von AndreWe
AndreWe antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Hallo Parsifal,

wir haben bei uns auch ein sehr hohes Papieraufkommen (Logistikbranche).
Wir haben es mit einem DMS Tool in der Software gelöst. D.h. der Auftrag und die dazugehörigen Nachweise werden mit einem Barcode versehen.

-> Der Barcode wird auf die Nachweise aufgeklebt, dann eingescannt und das System speichert die PDF Datei automatisch ab.

MFG
AndreWe
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21 Okt 2021 15:09 #31617 von Parsifal
Parsifal antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Hallo Andre

das ist natürlich die Luxusvariante. :-)
Was genau wird mit den archivierten Dokumenten nachgewiesen, oder was war die Grundlage für den betriebenen Aufwand?
Werden auf euren Dokumenten auch Notizen gemacht?

Mfg
Manfred

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26 Okt 2021 15:43 #31623 von Sonntag
Sonntag antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Guten Tag,
Sie könnten eine Risikoanalyse durchführen und prüfen, welche Entlastungsnachweise Sie standardmäßig führen, um den Betriebsauftrag nicht archivieren zu müssen.
Beispiel:
- Nachweis, welche Werkstoffcharge wann gefertigt wurde -> Chargen-Doku auf Q-Aufzeichnung bei serienbegleitender Prüfung, Erstteil- und Letztteilprüfung
- Nachweis, dass korrekte Prozessparameter verwendet wurden -> Formblatt Erststückfreigabe
- Nachweis, dass qualifizierte Beschäftigte an den vorgegebenen Prozessen eingesetzt werden -> Quali-Matrix und Rückmeldung durch Maschinenbediener
u.s.w.
Wenn Sie für alle relevanten Risiken Entlastungsnachweise standardmäßig führen, benötigen Sie keine Archivierung der Betriebsaufträge.

Mit freundlichen Grüßen
Sonntag

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27 Okt 2021 07:07 #31625 von Parsifal
Parsifal antwortete auf Betriebsaufträge archivieren?
Hallo Sonntag

danke für den Hinweis. Damit könnte man begründen, warum man die Aufträge nicht archiviert.
Wenn die Arbeitsgänge elektronisch (EDV) zurück gemeldet werden, ist es dann überhaupt noch erforderlich?
Mfg
Parsifal

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