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Frage Dokumentenlenkung

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06 Nov 2017 12:16 #26383 von captenb
captenb erstellte das Thema Dokumentenlenkung
Guten Tag,
ich habe bei einem Lieferantenaudit in der VA_Dokumentenlenkung folgendes gelesen:
"Verfahrensanweisungen dürfen nicht kopiert werden und sind nur mit Originalunterschrift gültig".
Ich konnte bisher für diese Festlegung keine Grundlage finden.
Ist irgendwo festgelegt, dass Verfahrensanweisungen (Prozessbeschreibungen) nur im Original gültig sind?
Ich frage mich dann, wie die Verteilung im Unternehmen realisiert werden soll.

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06 Nov 2017 16:52 #26392 von QMO
QMO antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
Hall captenb,

Eine explizite Forderung, dass Dokumente nicht kopiert oder nur mit Originalunterschrift gültig sind, gibt es nicht (zumindest 13485 und 9001). Aber, wer immer auch ein Dokument freigibt, kann natürlich nur das Original freigeben. Sobald Kopien im Umlauf sind, wird es schon schwierig, irgendwelche Änderungen festzustellen oder den aktuellen Status festzustellen. Dies gilt es zu unterbinden.
Möchte man das berücksichtigen, kann man folgende Wege gehen.

1. Alle im Unternehmen herausgegebenen Kopien sind zu genehmigen, d.h. Unterschrift drauf, sowie listen aller genehmigten Kopien (zum Einsammen, falls neues Dokument herauskommt). --> Das ist sehr aufwändig und fehleranfällig.
2. Hinzufügen der Information auf jedem Dokument, dass jegliche Kopie eines Dokument nicht gelenkt und bei Verwendung gegen das aktuelle Original abgeglichen werden muss. --> kein großer Aufwand aber das Abgleichen ist so eine Sache.
3. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (digital), auf das alle Zugriff haben. Die dort abgelegten Dokumente sind dann alles Originale und gegen Veränderung geschützt.--> einfachster, sicherster, aber auch teuerster Weg.

Wir gehen im Übrigen den Weg 2 + 3.

Gruß,
QMO

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06 Nov 2017 17:45 #26394 von Wintzer
Wintzer antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
Hallo captenb,

was soll erreicht werden?
Der Anwender der Dokumente muss immer sicher sein, dass das Dokument mit dem er aktuell arbeiten soll, auch das aktuell gültige ist.

Alle Hinweise auf Dokumenten über "Gültigkeit" oder "Kopie" können unterbleiben, wenn dem Anwender die Möglichkeit gegeben wird, auf die letztgültige Version eines Dokumentes zuzugreifen. Wie schon von QMO ausgeführt, geht das nur über eine Dokumentenmangementsystem bzw. eine Intranetlösung, die den Zugriff auf die aktuelle Version ermöglicht.

Sobald aber von diesen Dokumenten Aushänge im Umlauf sind, muss über einen geregelten Änderungsdienst der Austausch gesichert werden. Das verhindert nicht, dass sich jemand Kopien anfertigt. Hier muss über Schulungen (auch Wiederholungsschulungen) in Verbindung mit disziplinarischen Maßnahmen über die Folgen informiert werden.

Gruß
Peter Wintzer

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07 Nov 2017 07:44 #26397 von captenb
captenb antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
Vielen Dank für die Antworten.
Ich war mir auch ziemlich sicher, dass es so eine Forderung nicht gibt.
Aber wenn man schon die Möglichkeit hat, kann man ja auch nachfragen.
Also, vielen Dank.

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24 Nov 2017 11:03 - 24 Nov 2017 11:03 #26466 von neptuhn
neptuhn antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
Ich hab da auch einige fragen , wie ist das zu beantworten ?

Was sollten dokumentierte Information zu Fehlerereignissen beinhalten

A. Ergebnissender Ursachenanalyse

B. Durchgeführte Korrekturmaßnahmen

C. Beschreibung des Fehlerereignisses
Letzte Änderung: 24 Nov 2017 11:03 von neptuhn.

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27 Nov 2017 12:38 #26488 von QMO
QMO antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
Hallo,

es gibt noch weitere Punkte, z.B.:
- Fehlerbeschreibung (damit fängt man ja an)
- Bewertung der Auswirkungen (manchmal stellt man ja Fehler erst später fest, wo sind die schon überall eingeflossen)
- Sofortmaßnahme (kurzfristige Lösung zur Vermeidung des Problems)
- Wirksamkeitsprüfung der Maßnahme (Hat die finale Maßnahme auch wirklich funktioniert?)

Gruß,
QMO

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27 Nov 2017 14:56 #26489 von the Raccoon
the Raccoon antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
....oder Kurz gefasst, schau Dir den 8D Report an.
;-)

the Raccoon

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27 Nov 2017 15:00 #26490 von neptuhn
neptuhn antwortete auf das Thema: Dokumentenlenkung
nun sind den alle an zu Kreuzen ? Ich hab das aus einem Buch nur die Antworten dazu fehlen mir !

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