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Frage Software QM

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15 Jun 2017 11:10 #25803 von Bettty
Bettty erstellte das Thema Software QM
Hallo Leute,
ich bin noch sehr am Anfang und versuche zu lesen und zu lesen, was google mir anbietet und vor allem auch, was ihr hier so schreibt. Nur bei meine derzeit konkreten Frage stiftet das alles irgendwie nur noch mehr Verwirrung, was sicher daran liegt, dass ich nicht so fit im IT-Bereich bin... :/

Wir sind ein gemeinnütziges Unternehmen und bieten Kinder- und Jugendhilfe und Weiterbildungen an. Unsere zarten dokumentierten QM-Anfänge werden derzeit in Word- und PDF-Format in Ordnern für alle MA bereitgestellt. Das gefällt mir aber alles gar nicht. Ich hätte gern ein intelligenteres und intuitiv bedienbares System, in dem ich das ganze QM-System abbilden kann. Und am allerliebsten hätte ich eine Software-Lösung, die auch das Generieren von beschreibbaren Formularen ermöglicht. Solange ich Formulare in Word bereitstelle, werden sie permanent bewusst oder unbewusst von den MA verändert und nicht in der freigegebenen Variante genutzt. Lege ich einen Schutz drüber, sind die Formatierungsmöglichkeiten so gravierend eingeschränkt, dass die ausgefüllten Formulare furchtbar aussehen. Die Formularfunktion im Acrobat Reader lässt zwar Formatierungen noch zu, dafür sind aber Tabellen zum Beispiel nicht dynamisierbar und ich kann in eine Zeile nicht mal mehr reinschreiben....

So, nun versuche ich, mir einen Überblick zu verschaffen , aber ich kann das alles schwer voneinander unterscheiden. Ich finde Unternehmenswikis (z.B. dokuwiki oder Confluence), QM-Software (z.B. Q.Wiki oder Orgavision), Software zur Dokumentenlenkung (z.B. roxtra) oder sowas wie SharePoint. In einem Beitrag hier habe ich gelesen, dass jemand Q.Wiki nicht installieren konnte, weil es nicht mit Confluence kompatibel ist. ?
Warum braucht man denn beide? Ich dachte bis dahin, dass Confluence alles kann. Was kann Q.Wiki, was das Conluence nicht kann? Aaaahhhh!!! Was brauche ich denn nun? Ich möchte gern möglichst viel damit abbilden. Prozesse, Arbeitsabläufe, Formulare, (und dann noch mit Revisionautomatismen) sonstiges Unternehmenswissen und am besten auch noch Risiko- und Fehlermanagement betreiben usw. Gibt es sowas?
Ich wäre schrecklich dankbar über eine Antwort, die mir beim Sortieren hilft.
TAUSEND DANK!!! :)
Bettty

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21 Jun 2017 08:22 #25821 von tommmili
tommmili antwortete auf das Thema: Software QM
Hallo Betty,
traurig aber wahr: ich kann Dir Deine Frage nicht beantworten. Aber vielleicht einen Impuls geben, der Dich weiter bringt.

So banal es klingt: was Du brauchst kannst nur Du selber wissen. Was im Moment noch nicht so richtig hinhaut. Meine Meinung: Du beschäftigst Dich viel zu sehr mit den Systemen, d.h. mit dem was auf dem Markt angeboten wird. Wichtiger ist, Deine Anforderungen zu spezifizieren, ein einfaches "soviel wie möglich" tuts dabei nicht. Möglich ist (fast) alles, bezahlbar schon deutlich weniger und anwenderfreundlich fast nix. Du musst Dir darüber im Klaren sein, daß jede Funktionalität auch eine dunkle Seite hat.

Ich würde mal die Anforderungen aufschreiben, getrennt nach: muss sein, nice to have und purer Luxus. Wir haben das auch gemacht (gGmbH) und geendet hat das Ganze darin, daß wir ein Portal auf HTML-Basis aufgebaut haben und im Prinzip die Dokumentenlenkung zu einem maßgeblichen Teil über den Speicherort durchführen.

Grüßle
T

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21 Jun 2017 10:43 #25826 von Bettty
Bettty antwortete auf das Thema: Software QM
Hallo Tommmili,
vielen Dank für den Impuls! In der Tat - das siehst du wohl richtig. Jedes neue Produkt, das ich entdecke, bringt mich wieder durcheinander, weil es irgendwas kann, worüber ich vorher gar nicht nachgedacht habe und ich dann denke, das könnte ich doch auch noch brauchen... Ich habe eine Liste mit den Anforderungen begonnen, um das Ganze wieder etwas einzugrenzen.
Ich merke aber, dass ich grundsätzlich irgendwie blockiert bin, weil ich das Grundprinzip noch nicht verstanden habe - dafür sind meine Kenntnisse im IT-Bereich einfach zu gering. Es ist sicher nicht nötig, alles zu überblicken und zu verstehen, aber ich brauche ein Grundgerüst/Bahnen, in denen ich dann denken kann. Und so ist mir der Unterschied zwischen Wikis, Doku-lenkungssoftware, sonstige Software, HTML-Portal, usw. einfach nicht klar. Ich brauche wohl einfach mal ein Gespräch mit jemandem, der mir einmal die Grundstruktur der Möglichkeiten in einfacher Sprache skizziert (und eben zunächst unabhängig von den individuellen Raffinessen konkreter einzelner Produkte). ...
GRÜßE
Bettty

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12 Jul 2017 08:53 - 12 Jul 2017 08:55 #25947 von 42
42 antwortete auf das Thema: Software QM
Hallo Betty,

grundsätzlich ist ein Wiki eine Webseite die entweder lokal (also nur bei Euch im Unternehmen) oder im Internet bereitgestellt wird.
Das Ziel der Wikis ist, schnell und einfach Inhalte anzulegen, zu ändern und zu finden.
Ein Wiki kannst Du mit den verschiedensten Werkzeugen realisieren - z.B. MediaWiki welches auch Wikipedia nutzt oder Confluence, Sharepoint usw. ...

Also löse Dich zuerst mal von konkreten Produkten und beginne mit dem von tommmili empfohlenen Ansatz. Dazu braucht es auch keine IT Kenntnisse - hier ist weniger vielleicht sogar mehr, da Du gezwungen bist lösungsorientiert an das Thema heranzugehen.
Ein Ansatz für die Anforderungen wäre z.B.
AnforderungWichtigkeit (1 = sehr wichtig, 5 = unwichtig)
Bereitstellung des QM Handbuchs im Intranet1
Umfang der Lösung (Soll z.B. auch das Reklamationsmanagement abgebildet werden?)?
externer Zugriff auf das QM Handbuch???
Bearbeitung der Dokumente mit Office (Word / Excel...)???
Bearbeitung der Dokumente im Browser???
Anzeige der Office Dokumente als HTML Dokument (= Webseite)???
Genehmigungsworkflows (z.B. zur Dokumentenfreigabe)???
Versionierung von Dokumenten???
Ablage zusätzlicher Dateien (z.B. PDF, Excellisten, Bilder, Videos...)???
(komfortable) Pflege von Listen im Browser(z.B. Maßnahmenpläne)???
Index / Volltextsuche???
Zugriffsberechtigungen (wer darf was ändern/sehen, soll das pro Anwender oder über die Abteilung gesteuert werden)???

Wenn Euer IT Department bereits eine entsprechende Plattform bereitstellt, solltest Du meiner Meinung nach zuerst prüfen ob Du mit dieser Plattform die Ansprüche realisieren kannst.
Denn je mehr Plattformen Du im Einsatz hast umso geringer wird die Akzeptanz im Unternehmen sein. Ich habe das einmal miterleben müssen als Sharepoint und Confluence "aufeinandergeprallt" sind. ;-)

Grüße
42
Letzte Änderung: 12 Jul 2017 08:55 von 42.

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12 Jul 2017 11:55 #25951 von donald6556
donald6556 antwortete auf das Thema: Software QM
Hallo Betty,
ich kann da nur zustimmen, bespreche mit Deinen Leuten aus der IT was bereits vorhanden ist, gibt es eine Intranet Platform wie z.B. SharePoint oder ähnliches oder gibt es bereits gefüllte IT Strukturen auf Fileservern ,die akzeptiert warden.
Denn zuviel neue Systeme finden nicht alle den gleichen Anklang und dann wird auch nicht damit gearbeitet.

Dann kann man sehen, WAS man abbilden möchte und wie man das umsetzt. Da gibt es einiges zu tun und da wünsche ich Dir viel Spaß dabei .

Gruß Donald 6556

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12 Jul 2017 16:09 #25958 von Bettty
Bettty antwortete auf das Thema: Software QM
Liebe Nr. 42, lieber Donald6556,
vielen Dank für Eure Impulse! Leider gibt es keine IT-Abteilung bei uns. Wir haben ca. 40 Rechner, die außer einem MS Office Paket kaum etwas drauf haben. Nagut, die Buchhaltung hat da noch ne kleine Software. Ansonsten legen wird einfach alles, was getan wird, im Explorer in Ordnern abgelegt. Und wenn man Glück hat nicht nur lokal sondern auch mal auf einem gemeinsamen Laufwerk. Gemeinsame Laufwerke legt eine IT-Firma für uns an, die allerdings die Hände hochreißt, wenn ich nach Wikis o.ä. frage.
Ich habe nun begonnen, meine Anforderungen an ein IT-System zu erfassen...

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24 Jul 2017 07:50 #26019 von donald6556
donald6556 antwortete auf das Thema: Software QM
Hallo Betty,
wenn Ihr ein gemeinsames Laufwerk habt und externe Dienstleister für die IT Benötigt, und "nur einen "Fileserver habt, könntest Du Dir so helfen, indem Du einfach einen QM Ordner anlegst, den Du mit verschiedenen Unterverzeichnissen ( z.B. Abteilungsweise anlegst) und dort die relevanten Doku 's ablegst, natürlich nur wenn auch alle darauf Zugriff haben.
Da die Einführung neuer Software Plattformen über Externe auch mit manchmal nicht unerheblichen Kosten verbunden ist, wenn die IT Infrastruktur vorhanden ist solltest Du Deine Anforderungen als minimal Anforderungen ( Was brauche ich unbedingt )erst mal definieren. Man kann QM als kleine Firma auch ohne umfangreiche Software Tools verwirklichen.
Donald6556

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