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Frage Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht

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05 Jun 2017 21:29 #25739 von Jan_K
Jan_K erstellte das Thema Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Guten Abend zusammen,

ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem, das für ein Sachverständigenbüro eine Hand (10-20) voll Vorgabedokumente sauber verwaltet. Idealerweise sollte das System natürlich alle Anforderungen der ISO 9001 an Dokumentenlenkung etc. erfüllen, da das System den ersten Grundstein auf dem Weg zu einem zertifizierungsfähigen QM-System bilden soll.

Bei den zu verwaltenden Dokumenten handelt es sich im wesentlichen um handschriftlich auszufüllende Formulare (teils auch von externen Partnerunternehmen) sowie ein paar Arbeitsanweisungen, deren Inhalt sich allerdings aufgrund sagen wir "dynamischer juristischer Randbedingungen" mehrfach im Jahr ändern kann (auf gut Deutsch alle paar Wochen wird mit irgendeiner neuen absurden juristischen Korinthenka***rei irgendwas irgendwo erklagt und stellt man sich nicht drauf ein, fällt man beim nächsten Rechtsstreit mit einer Versicherung hinten runter).

Das System muss also die Änderungsstände und Freigaberegelungen verwalten und soll sicher stellen, dass alle Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuellen Dokumentstände haben. Installiert wird die Software auf einem Strato-Windowsserver, alles, was auf einem normalen Windows PC läuft, sollte also funktionieren. Wenn möglich sollten aber mehrere Benutzerkonten mit unterschiedlichen Rechten angelegt werden können.

Nachweisdokumente müssen nicht über das System verwaltet werden, da diese in Papierform und/oder über die Auftragssoftware archiviert und verwaltet werden.

Kennt da einer eine geeignete Software? Da ich eher aus dem technischen Bereich komme und kein hauptberuflicher QMler bin, hatte ich mit Dokumentenmanagement leider noch keinerlei Berührung und bin dementsprechend planlos.

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06 Jun 2017 08:01 #25741 von Markus Rodler
Markus Rodler antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Hallo,

ich experimentiere derzeit mit Drupal Wiki im Bereich Wissensmanagement. Da Dokumentenmanagement ja auch eine Art Wissensmanagement darstellt, kann Ihr Thema meines Erachtens nach auch über eine derartige Plattform abgebildet werden. Die Dokumente sind dann quasi als Artikel im Wiki eingestellt.
Das Tool verfügt über eine Versionierung der Dokumente (in diesem Fall: Artikel), Office-Formate können integriert oder als Vorlage verwendet werden. Eine Benutzerkontenverwaltung mit Berechtigungsvergaben ist enthalten. Zum Test ist eine 30-Tage-Testversion verfügbar.
Das Tool ist schlank und auch als Software-as-a-Service-Variante verfügbar, sprich: monatliches Leasing statt Kauf.

Gruß,
Markus Rodler

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06 Jun 2017 09:50 #25742 von Jan_K
Jan_K antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Guten Morgen,

danke für die Antwort, aber ich denke das schießt bei 4-5 Usern und vielleicht 20 Dokumenten sowohl funktional als auch preislich über das Ziel hinaus. Falls es nichts schlankeres gibt, wäre natürlich auch eine Lösung in Excel o.ä. denkbar, vielleicht hat da ja jemand schöne Vorlagen. So etwas ist zwar meistens etwas höher vom Pflegeaufwand, aber bei vielleicht 30 Änderungen an den Dokumenten pro Jahr kann der Vorteil einer professionellen Software wohl kaum die Kosten von 900€/Jahr bzw. 30€ je Dokumentenänderung rechtfertigen.

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06 Jun 2017 10:50 #25751 von Markus Rodler
Markus Rodler antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Gerade bei so häufigen Änderungen an den Dokumenten würde ich dringend von einer Excel-Lösung o.Ä. abraten; hier sind Fehler in der Tat vorprogrammiert.
Eine kostenfreie Lösung ist die Software "DokuWiki", die wir allerdings von der Softwareerscheinung und -bedienbarkeit her als nicht optimal empfunden haben. Ich kann alerdings nicht sagen, inwieweit hier Versionsverwaltungen etc. funktionell gestaltet sind.

Gruß,
Markus Rodler

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06 Jun 2017 11:04 #25752 von Jan_K
Jan_K antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Hab es mir mal angeschaut, aber die Software verwaltet anscheinend alles als Textdokument, sprich die gesamte Formatierung muss ähnlich wie bei einer html Seite erstellt werden. Da aber auch Dokumente externer Partner verwaltet werden müssen, die ausschließlich als PDF vorliegen und deren Ersteller vermutlich nicht dafür zu begeistern sind, Ihre Dokumente in die erforderliche Formatierungssyntax zu übersetzen, kommen wir damit wohl leider auch nicht weiter :dry:

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06 Jun 2017 11:08 #25753 von Markus Rodler
Markus Rodler antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
pdf-Dateien und andere Formate müssten da als Attachment anhängbar sein ...

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06 Jun 2017 19:39 #25768 von Wintzer
Wintzer antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Hallo Markus,

schau mal unter "WissIntra" im Internet nach.

Gruß
Peter Wintzer

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07 Jun 2017 08:30 #25772 von tommmili
tommmili antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Hallo Jan_K,
wenns wirklich nur darum geht, Vorgabedoks bereit zu stellen: wir haben unser komplettes Dokusystem auf einem Portal auf html-Basis. Diese greift mit links auf jedwedes Dokument zu. Im Hintergrund - damit arbeite ich - sind quasi zwei Ordner: aktuell und Archiv. Altes ins Archiv, Gültiges in "Aktuell". Die Dateinamen sind NICHT indexiert, damit der link nicht mit jeder neuen Version geändert werden muss. Laube fertig.

Was nicht geht: unterschiedliche Zugriffsrechte, aber das passt mit "nur ein paar Vorlagedokumente bereit stellen" eh nicht so richtig zusammen. Und rückspeichern soll man ja nicht können, das kannst Du über die Windows-Zugriffsrechte regeln.
Grüßle
T

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07 Jun 2017 08:41 #25773 von Jan_K
Jan_K antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Das Wissintra klingt grundsätzlich ganz interessant, aber ist das auch für ein 4-Mann Unternehmen zu gebrauchen oder schießt man da wieder mal mit Kanonen auf Spatzen? Die meisten Referenzen auf der Webseite kommen ja eher aus der Kategorie 400 Mitarbeiter aufwärts.

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07 Jun 2017 08:47 #25774 von Jan_K
Jan_K antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
@tommmili: sowas könnte funktionieren, den Zugriff auf zum Beispiel den Ordner mit den Wordvorlagen zu den PDF Formularen könnte man ggf. über die Berechtigungen auf dem Server regeln und den Zugriff für bestimmte Nutzer sperren oder einfach die Dokumente selbst mit Passwort schützen.

Kannst/darfst du von eurer Lösung Screenshots o.ä. herausgeben?

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12 Jul 2017 08:57 #25948 von 42
42 antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Schau Dir mal Foxdox an - ein schickes und vor allem auch überschaubares Tool das auch mitwachsen kann

Grüße
42

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12 Jul 2017 09:41 #25949 von KVPforever
KVPforever antwortete auf das Thema: Tool für kleines Dokumentenmanagement gesucht
Für kleine Unternehmen bis 20 Mitarbeiter verwende ich sehr gerne Microsoft Office OneNote. Jede Änderung wird automatisch sofort gespeichert, es ist für alle Benutzer verfügbar, sobald man sein Konto eröffnet hat und man kann alles schreibschützen. Nur der Ersteller hat Zugriff, muss aber fürs Bearbeiten den Schreibschutz aufheben. Sollte eine andere Person etwas ändern als der Befugte, so lässt sich das mit "Autoren einblenden" herausbekommen. Mehrere Personen gleichzeitig können daran arbeiten. Nur die Verwaltung muss man selbst übernehmen, das ist das einzige Manko - bei etwa 20 Dokumenten sollte es aber gehen.

Sowohl meine Kollegen als auch die Auditoren waren von dieser Lösung recht angetan.

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