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Frage Einführung Wiki im QM-System

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16 Aug 2016 16:42 #23924 von MGW
MGW erstellte das Thema Einführung Wiki im QM-System
Hallo zusammen,

in meinem Kopf tummeln sich Überlegungen im Rahmen der Einführung eines Qualitätsmanagementsystemes nach DIN EN ISO 9001:2015 ein Wiki einzuführen.
Ich muss gestehen das ich mir noch nicht sicher bin was es alles leisten soll.

Auf jeden Fall stelle ich mir vor das unsere Mitarbeiter einfacher sämtliche Unterlagen, Anweisungen, Vorlagen usw. finden. Das Informationen einfacher über eine Art Homepage zur Verfügung gestellt werden.

Wie sind eure Erfahrungen zur Einführung eines Wikis in eurem Unternehmen? Habt Ihr ein Wiki welches ihr mir Empfehlen könnt? Gibt es Lösungen die auch individuell anpassbar sind? Wie verhält sich so etwas finanziell?

Ich würde mich sehr freuen, wenn ihr mich mit euren Erfahrungen zu dem Thema etwas aufschlauen könnt.

Viele Grüße Maik

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16 Aug 2016 17:01 #23925 von nobbe
nobbe antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo Maik
wir haben vor ca. 2 Jahren eine WIKI installiert und sind momentan sehr gut damit gefahren.
Es ist aber keine Datenbank, d.h. Auswertungen und dergleichen sind etwas aufwändiger - Export in Excel usw.
Aber von der Darstellung, Nachverfolgung , Suchfunktionen hat es zwischenzeitlich eine relativ hohe Akzeptanz.
Kosten sind wesentlich günstiger als ein CAQ - System, je nach eigenem Können kann auch selbst was erstellt werden.
Aber kann auch nicht soviel wie ein CAQ - ist ja keine Datenbank.
Somit müssen gewisse Einzelprogramme evtl noch zugekauft werden.
Gerne gebe ich direkt nähere Auskünfte.
Gruß
nobbe

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17 Aug 2016 09:08 #23926 von tommmili
tommmili antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo Maik,
solange Du nicht weißt, was das "Wiki" (definiere: Wiki???) leisten soll, solltest Du tunlichst die Finger davon lassen, sonst steckst Du ne Menge Arbeit in ein von vorne herein zum Scheitern verurteiltes Projekt.

1. ich halte eine offene Plattform als Basis für QM-gelenkte Dokumente als vollkommen ungeeignet. Wir haben uns dafür ein Portal eingerichtet (präsentiert die Informationen genau wie auf einer home page) - das funktioniert sehr gut und findet die uneingeschränkte Zustimmung der Anwender. Wir kommen von einer reinen Dateilösung - das war Suchen pur.

2. Zur Erfüllung der neuen Normforderung "Wissensmanagement" (siehe hierzu auch eine ganze Reihe von anderen Threads) bin ich mir noch nicht ganz sicher. Hauptproblematik ist, ich denke das wird oft falsch eingeschätzt oder nicht beachtet, nicht die Errichtung, sondern die Verpflichtung, das Dingens aktuell zu halten. Wer macht das? Wer macht das langfristig?

3.Es ist nicht Sinn der Sache, anderweitig verfügbare Informationen redundant zu speichern und zu verwalten. Die Infos überaltern schnell, siehe oben 2. Also wer wacht und bestimmt darüber, was gesammelt wird und was nicht? Ich denke das ist nicht nur bei uns eine Frage der verfügbaren Ressourcen - mit der Aufgabe kannst Du keinen Praktikanten beauftragen...

Wir haben derzeit ein gestuftes Lösungsverfahren (und so wenig ich die Überzeugung mag, ich hab sie trotzdem: es geht m.E. nicht anders, keine eierlegende Wollmilchsau)
- QM-gelenkte Angelegenheiten: Portal, komplett vom QMB verwaltet
- Infos zur Arbeitssicherheit: Datenbank oder Dateiensystem basierend auf einer Excel-Basisdatei als Suchbasis mit links zu den erläuternden Dokumenten (die IT hat eine help desk Funktion, in der ist die Datenbank bereits kostenlos enthalten), welche Lösung es final wird ist noch offen. Fest steht: wir sammeln nur Informationen, die betriebsspezifische Festlegungen zu bestimmten Themen enthalten, keine allgemein gültigen Infos. Nur die FASI fummelt dran rum, welche Themen rein kommen bestimmt der ASA.
- alles andere: für alle anderen Infos wird ein offenes Laufwerk zur Verfügung gestellt, da darf jeder dran rumfummeln - entsprechend chaotisch und wildwüchsig ist das Ding, tut zum Datenaustausch aber ganz gut.

Ich hoffe, Du kannst ein paar Anregungen und Überlegungen mitnehmen...spannendes Thema, find ich.
grüßle
T

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17 Aug 2016 13:22 #23927 von SebastianP
SebastianP antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo Maik,

ich bin noch recht neu hier und allgemein im Bereich QM, habe mich aber schon mehrfach mit dem Thema "Wiki" auseinandergesetzt. Grundsätzlich eignet sich meiner Meinung nach ein Wiki sehr gut - sowohl zur kompletten Dokumentation - als auch zur Umsetzung von z.B. Workflows zur Dokumentenlenkung.

Ich würde 2 Ansätze unterscheiden:
1.) Ein Wiki als Informationsplattform (Dokumentation & Downloads):
Wird komplett vom QMB verwaltet und von den anderen Mitarbeitern nur lesend bzw. für Downloads verwendet. Dadurch fällt der Grundgedanke des Wiki - das kooperative Erstellen von Dokumenten - natürlich vollkommen weg. Durch die simple Struktur, die sich einem Wiki hinterlegen lässt, lässt sich eine komplette PLK anschaulich abbilden und Vernetzungen gut darstellen. Auch die Downloads lassen sich so gut zuordnen. Prinzipiell würde ich sagen, dass es so aber nicht viel mehr ist als ein QM-Portal. Bei kleinen Unternehmen durchaus ausreichend und vor allem mit relativ wenig Aufwand selbst erstell- und pflegbar.

2.) Ein Wiki als kooperative Basis für das Managementsystem:
Die User bekommen nicht nur Lese- sondern auch Schreibrechte. Meiner Meinung nach auch ein sehr interessanter Ansatz, aber auch schwieriger umzusetzen. Vorteil ist natürlich der mögliche Wunschzustand, dass die Mitarbeiter die an einem Prozess mitwirken, den auch selbst dokumentieren und "pflegen"/aktuell halten. An dem Punkt erfordert er natürlich viel Schulungsressourcen und Führungskräfte die diesen kooperativen Ansatz konsequent mittragen, da er zweifelsfrei (Zeit-)Ressourcen frisst und eine gewisse IT-Affinität der Mitarbeiter voraussetzt. Ich würde sagen, dass es ein Ansatz mit vielen Chancen ist, aber eben auch mit einigen Risiken und nicht für jedes Unternehmen geeignet.

Grundsätzlich bestehen auch bei der Anschaffung wieder 2 Möglichkeiten:
1.) Ein eigenes Wiki erstellen:
Da Wiki-Software grundsätzlich Open-Source ist, kann man sich vollkommen umsonst sein eigenes Wiki basteln. Prinzipiell wie eine eigene Homepage und für Basis-Anwendungen auch ausreichend. Natürlich kostet es Zeit sich zurechtzufinden und das Wiki anzupassen, aber wirkliche Programmierskills braucht man dafür noch nicht. Die oben genannte erste Alternative habe ich so für eine (sehr kleines) KMU umsetzen können. An die Grenzen gestoßen bin ich dort beim Thema "Workflow" und bei anderen Kleinigkeiten, die die Bedienung noch benutzerfreundlicher gemacht hätten, wofür meine limitierten Programmierskills aber nicht ausgereicht haben. (Personalisierbarer Startbildschirm für jeden Nutzer mit Favoriten für z.B. Dokumentendownloads und bestimmte Prozessbeschreibungen; Single-Sign-On; ...) Auch hier lässt sich natürlich mit eigener IT-Abteilung oder -affinität und Zeit fast alles realisieren.

2.) Ein Managementsystem-Wiki kaufen:
Gibt es auch interessante Alternativen auf dem Markt. Prinzipiell haben die nichts anderes gemacht -soweit ich das beurteilen kann - als sich eine Open-Source-Variante zu schnappen und soweit zu modifizieren, dass Sie das als Dienstleistung verkaufen können. Des Weiteren wird bei der Einführung (Prozessaufnahme bzw. -übertragung) und bei der Schulung der Mitarbeiter geholfen - natürlich mit entsprechenden Kosten. Hier sind dann meist so spannende Dinge wie ein Genehmigungsworkflow integriert. D.h. MA XY findet, dass sein Prozess falsch dokumentiert ist oder anders laufen sollte. Er ändert den Prozess direkt selbst im Wiki und schickt den Vorschlag ab. Der Prozessverantwortliche prüft die Veränderung und gibt Sie entweder frei oder schickt Sie wieder zurück. Anschließend muss z.b. der QMB noch die formale Freigabe erteilen und der Prozess ist aktualisiert.
Keine Unterschriften, Hohe Nutzernähe, Lückenlose Nachverfolgbarkeit der Änderungen, etc...
Die möglichen Vorteile sind meiner Meinung nach als sehr hoch einzuschätzen, aber es erfordert eben auch eine Mitarbeit aller Abteilungen und Bereiche und entsprechende Ressourcen und Disziplin - ob das realistisch ist, muss jeder selbst einschätzen :).

Wenn du dir mal Open-Source-Varianten anschauen möchtest, würde ich dir FOSWiki oder Dokuwiki empfehlen. (letzteres habe ich genutzt, da Vorkenntnisse im Unternehmen vorhanden waren) Mit dem großen "MediaWiki" (Basis von Wikipedia) kenne ich mich nicht aus. Bei beiden Erstgenannten gibt es die Möglichkeiten in einem "Sandkasten" mal ein paar Schritte auszuprobieren.

Falls du einen Tipp zum Anschauen einer Kaufvariante haben willst, dann schick mir bitte ein PN. Ich selbst nutze sie nicht, habe jedoch mal eine Demo-Variante ausprobiert und war recht angetan.

Ansonsten kann ich dir natürlich auch gerne weitere Auskünfte geben zu meiner damaligen Umsetzung.

VG Sebastian

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17 Aug 2016 15:49 #23928 von Ute
Ute antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo,

im Vorfeld ich habe ein QM-System nicht über ein Wiki laufen...
Aber ich versuche gerade auch ein System (Sicherheit) über ein Wiki zu installieren.... ich arbeite mit confluence und man könnte bei diesem System auch ein integriertes Managementsystem hinterlegen... heißt: Zugriffsrechte, Leserechte, Schreibrechte sind bzw. können geregelt werden...Versionierungen erledigt das System selbst...Ich denke, dass es machbar ist über diese Software ein QM-System zu verwalten bzw. abzubilden... Statistiken laufen natürlich über andere Wege, können dann aber alle in diesem System hinterlegt werden...
Ein Wiki hat aus meiner Sicht auf alle Fälle ein Potential...
Aber richtig ist auch, man muss sich im Vorfeld mit dieser Systematik beschäftigen...

VG
Ute

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25 Okt 2016 19:46 #24297 von SLiepe87
SLiepe87 antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo SebastianP,

zum Thema Q-Wiki gibt es gute Informationen auf www.q-wiki.com/de

Dieses Wiki wollten wir zuerst nutzen, leider ist dieses Wiki nicht mit Confluence verknüpfbar, welches wir schon Unternehmensweit im Einsatz haben. Q-Wiki macht auf den ersten Blick einen guten Eindruck, vielleicht kannst du ja noch mehr berichten, wenn du mehr Informationen hast.

Ich werde bis mitte nächsten Jahres auch versuchen unser QM/UM-System in Confluence zu bekommen. Hier gibt es für die Dokumentenlenkung auch nützliche Tools wie Comala-Workflows.

Ich werde berichten, wenn wir ein paar Schritte weiter sind.

Viele Grüße
Sebastian

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26 Okt 2016 09:56 #24302 von Stefan187
Stefan187 antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo MGW,
wir haben 2015 ein Wiki in unserem Unternehmen eingeführt.
Modell Aachenbietet ein Q.Wiki an, hierzu gibt es auch unter Youtube Videos zum anschauen.
Haben das System allerdings noch um einiges aufgebaut (Workflows programmieren lassen) weil wir den enormen Nutzen des Systems erkannt haben.
Kann dir gerne unser System auch mal über den TeamViewer zeigen.

Gruß

Stefan

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15 Dez 2016 12:46 #24582 von Know-IT-All
Know-IT-All antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo zusammen,

vielleicht hat der ein oder andere von euch Lust unser neues Tool als Beta-Tester auszuprobieren? Wir sind ein junges Start-up aus Düsseldorf und gerade dabei ein Workflow und Verfahrensanweisungstool zu entwickeln, welches als Verknüpfung zwischen QM-Handbuch und Wissensmangement verstanden werden kann. Wir sind noch nicht auf dem Markt, haben aber Anfang Januar eine erste Version von WEASL - so wird das Tool in Zukunft heißen - fertig und möchten gern in einer Testphase das Feedback von potenziellen Nutzern einholen.

Wir haben das Tool aktuell absichtlich sehr reduziert und zeigen das kleinstmögliche Produkt ab Januar. Aus dem Feedback unserer Tester sollen dann weitere Funktionen priorisiert und im Tool ergänzt werden. Zusätzlich angedacht sind jetzt schon weitere Funktionen wie Kollaboration (kommentieren, liken und folgen), Volltextindexierung und Filtern der Suchergebnisse, etc.

Wir planen ab März 2017 mit WEASL auf den Markt gehen zu können.
Zur Registrierung als Beta-Tester geht es hier: know-it-all-wissensmanagement.de/Betatest-Registrierung

Ich würde mich sehr freuen, wenn ihr am Beta-Test teilnehmt. Es ist immer sehr wertvoll die Meinung von Experten zu hören, die in der Praxis auch regelmäßig mit Prozessen und Workflows arbeiten. Nur dann können wir auch das Produkt liefern, was gebraucht wird.

Viele Grüße,
Stephanie

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11 Mai 2017 11:38 #25595 von qm-fan
qm-fan antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo,
es würde mich sehr interessieren wie gut ein QM-Wiki in Unternehmen funktioniert.

Haben die Mitarbeiter wirklich Zeit dieses QM-Wiki mit Informationen zu füttern? Häufig ist es doch so,
dass die Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft min. ausgelastet sind. Wie hoch ist dann noch
deren Motivation, an einem QM-Wiki mitzuwirken?

Ein weiteres Problem ist die Art der Prozessmodellierung. Sehen die "Dokumente" dann nicht alle anders aus,
wenn es immer andere MA gestalten/ modellieren?

Über Erfahrungsberichte würde ich mich sehr freuen...

Viele Grüße
qm-fan

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28 Mai 2017 12:39 #25690 von Wintzer
Wintzer antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo MGW,

recherchiere im Internet nach "WissIntra", dort hast Du eine entsprechende Software.

Gruß
Peter Wintzer

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13 Jun 2017 15:54 #25796 von Bettty
Bettty antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo SLiepe87,
ich tue mich trotz allen Lesens irgendwie schwer. Du sagst, ihr habt Q-WIki nicht genommen, da es nicht mit Confluence verknüpfbar ist. Wenn ihr Confluence habt, warum dann noch Q-Wiki? Ich dachte, Confluence ist auch eine Wiki-Software und überhaupt der Überflieger, bei dem keine Wünsche offen bleiben?

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13 Jun 2017 16:04 #25797 von Bettty
Bettty antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
HALLO!
Gibt es ein (QM)-Wiki-Software, in der ich nicht schlicht irgendwelche Formulare (z.B. pdf) einstellen, sondern Formulare generieren, sodann vor Veränderung schützen und zum Ausfüllen bereitstellen kann? Ich stell mir vor, der MA sieht dann einfach nur eine Maske, die er ausfüllt (er kann dann nicht versehentlich oder absichtlich das Formular in seiner Struktur ändern) Und wenn er die Maske ausgefüllt hat, kann er daraus ein PDF erzeugen und ablegen oder ausdrucken.
Gibt's sowas? Kann das z.B. confluence oder dokuwiki oder Q.Wiki?
Viele Grüße

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15 Jun 2017 12:37 #25804 von SLiepe87
SLiepe87 antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System

Bettty schrieb: Hallo SLiepe87,
ich tue mich trotz allen Lesens irgendwie schwer. Du sagst, ihr habt Q-WIki nicht genommen, da es nicht mit Confluence verknüpfbar ist. Wenn ihr Confluence habt, warum dann noch Q-Wiki? Ich dachte, Confluence ist auch eine Wiki-Software und überhaupt der Überflieger, bei dem keine Wünsche offen bleiben?


Zur kurzen Klärung.
Q-Wiki ist schon ein komplett vorgefertigtes QM-System, welches dann nur noch unternehmensspezifisch mit Leben gefüllt werden muss, daher wollten wir es uns am Anfang einfach machen und dies nutzen.

Da wir im gesamten Unternehmen aber Confluence nutzen und diese beiden nicht verknüpfbar waren, sind wir bei Confluence geblieben. Hier gibt es natürlioch auch zahlreiche Anbieter die ein ein QM-System liefern können, welches auf Confluence aufgebaut ist. Wir haben es erst einmal ohne Berater versucht, mal schauen was der Auditor im Oktober dazu sagt. Das Unternehmen nimmt es bisher sehr positiv auf.

ZU deiner zweiten Frage, würde ich auch gern eine Antwort haben.
Aktuell verzweifel ich daran, wie ich Formblätter in Confluence erstellt bekomme.

Formblätte wie das Auditprogramm oder Chancen/Risiken sind nicht das Problem, diese werden einmalig mit Leben gefüllt und der Dokumentenlenkung über ein Workflow-Tool in Confluence unterworfen. Änderungen laufen über den Prozessverantwortlichen und den QMB.

Was aber mit Formblätter die ein Mitarbeiter ausfüllen muss?
(Schulungsbwertungen, Sperrzettel...)

Hier will ich weg von Word oder PDF um eine Doppelpflege (Confluence und Intranet(oder ähnliches)) zu vermeiden.

LÖSUNGEN?

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15 Jun 2017 13:58 #25805 von Bettty
Bettty antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Sorry, auf die Gefahr hin, dass es nervt lieber SLiepe87, den UNterscheid zwischen Confluence und Q.Wiki hab ich noch immer nicht ganz verstanden. Confluence kann nicht alles das, was für das QM-System notwendig ist? Und Q.Wiki kann das aber? warum habt Ihr dann das Conluence nicht gegen das Q.Wiki ausgetauscht? Oder kann das Q.Wiki wiederum etwas nicht, das Confluence kann? Und wenn ja, was? Ich sehe wirklich gar nicht durch, möchte es aber sehr gern verstehen :)
JA, FORMULARE, DIE DIE MITARBEITER AUSFÜLLEN MÜSSEN, WIE, WENN WORD UND PDF ES NICHT SEIN SOLLEN. ICH SCHLIEßE MICH AN. HAT HIER JEMAND EINE GUTE IDEE?

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20 Jun 2017 20:11 #25815 von SLiepe87
SLiepe87 antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System

Bettty schrieb: Sorry, auf die Gefahr hin, dass es nervt lieber SLiepe87, den UNterscheid zwischen Confluence und Q.Wiki hab ich noch immer nicht ganz verstanden. Confluence kann nicht alles das, was für das QM-System notwendig ist? Und Q.Wiki kann das aber? warum habt Ihr dann das Conluence nicht gegen das Q.Wiki ausgetauscht? Oder kann das Q.Wiki wiederum etwas nicht, das Confluence kann? Und wenn ja, was? Ich sehe wirklich gar nicht durch, möchte es aber sehr gern verstehen :)


Q-Wiki ist aus meiner ersten Sicht drauf ein vorgefertigtes QM-Tool, was nur noch mit Input gefüttert werden muss. Dokumentenlenkung etc. ist alles schon vorhanden.

Confluence haben wir im Unternehmen zuerst als Wissenplattform genutzt, jede Abteilung hat Ihren Bereich. Besprechungen werden hier dokumentiert. Im zweiten Schritt wurde hierüber die ganze Dokumentation der Entwicklung abgelegt und im dritten Schritt wollen wir nun das QM/UM-System darin abbilden.
Bei uns stand nicht zur Debatte noch eine weitere Software(Q-Wiki) einzuführen, dass hätte zu viel Chaos verursacht. Daher haben wir versucht alle Möglichkeiten von Conluence zu nutzen um unser Managementsystem darin aufzubauen inkl. eine Dokumentenlenkung über das Addon Comala.
Wenn mal interesse besteht können wir auch gern eine Websession machen :) Einfach per privater Mail mal bei mir melden.

Viele Grüße

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21 Jun 2017 10:49 #25827 von Bettty
Bettty antwortete auf das Thema: Einführung Wiki im QM-System
Hallo SLiepe87,
vielen Dank für die Antwort und das Angebot - da komme ich bestimmt mal drauf zurück.
Viele Grüße
Betttty

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